Intro til QRM QRM er en bred forretningsstrategi med fokus på TID! Strategien i QRM…

Senest opdateret 8. november 2023
Siloer er en udfordring
Vi er næsten altid organiseret i funktioner og siloer. Det giver grobund for suboptimering, ringe flow, returløb, irritationer – og i sidste ende – dårlig kundeservice.
I stedet vil Lean gerne, at vi tænke i flow. Dvs. at vi organiserer os i kundefokuserede “siloer” frem for faglige siloer.
Se video om organisering og Q-ROC
Vi har lavet en video om organisering og Q-ROC >
Lean organisering i “Value Steams”
Lean organisering har ofte handlet om at organisere i permanente værdistrømme. Det kaldes også for Value Streams. Nogle få danske organisationer er lykkedes med det.
Dansk Lean Forum:
Certificeret Lean Green eller Black Belt?
Alle bælteniveauer – som selvstudie eller fremmøde >
Om Value Streams:
- Tværgående teams får ansvaret for hele værdistrømme, frem for at sidde i fagopdelte siloer
- I stedet for flere ledere – for de enkelte siloer – så udpeges en Value Stream Manager
- En organisation vil typisk af flere “Value Streams” opdelt efter produkttyper

Udfordringerne ved Value Strems – værdistrømsorganisering er bl.a.:
- Organisationens størrelse. Hvis man er en mindre organisation, hvordan skal vi så lave eks. 4 værdistrømme, hvis vi kun har 2 planlæggere…
- Et produktprogram, som måske ikke lige kan opdeles i rene “Streams”
- At medarbejderne ikke længere får den daglige faglige sparring. Ved værdistrømsorganisering brydes de fagspecifikke afdelinger op i værdistrømme. Så i stedet for, at jeg sidder med mine 4 kolleger i planlægning, så ender vi ude i 4 værdistrømme. Derfor risikerer man at miste den daglige faglige sparring.
Dette imødekommes typisk med en matrix-organisering (organisatorisk reference til værdistrømme og faglig reference eksempelvis til en økonomichef).
Ofte er værdistrømsorganisering derfor svær for mange organisationer.
Opgavespecifik organisering som et alternativ = Q-ROC
Et alternativ til permanente værdistrømme er opgavestyret organisering. Dvs. at et der opstår en ”organisation” ud fra opgaver – og denne opløses igen efterfølgende. Organiseringen er typisk regelmæssig (skemalagt) ud fra en bestemt opgaves frekvens.
Værktøjet kaldes Q-ROC. Q-ROC står for Quick Responce Office Cell. Q-ROC stammer fra QRM (Quick Response Manufacturing) hvor hovedfokus er på reduktion af tid.
Dansk Lean Forum:
Fuld effekt af Lean?
Målstyring, fra hamster- til forbedringshjul, stærk problemløsning…
Vi har hjulpet Toyota – mød Flexkom >
Q-ROC er:
- Faste bookede møder
- Frekvens efter Q-ROC’ens tema – typiske 1-3 gange om ugen – men nogle kører meget oftere og andre eks. kun én gang per måned
- Faste bookede afdelinger – som så sender en repræsentant med “viden og mandat”
Med Q-ROC:
- Går vi til problemet – i stedet for at sende det rundt i organisationen
- Holder vi få opgaver varme – får dem hurtigt igennem systemet
- Undgår vi en masse spildtid i form af returløb, møder, mails, møder på gange…
Se video om Q-ROC
Vi har lavet en video om organisering og Q-ROC >
Eksempel på Q-ROC
Eksempel på en tilbudsproces med Q-ROC.
Før:
- En kunde henvender sig om en lidt speciel opgave
- Opgaven kastes rundt imellem 3 personer/afdelinger
- Mange frem og tilbageløb
- Svartid til kunden er 6-10 dage
Med Q-ROC:
- Tre gange om ugen mødes én repræsentant fra hver af de 3 afdelinger kl. 900-930 i et lokale
- I dette tidsrum behandles alle tilbud
- Evt. hængepartier løses til næste møde
- Gennemløbstid maksimalt 48 timer.
Andre eksempler på Q-ROC egnede processer
Andre eksempler hvor vi i Flexkom har anvendt Q-ROC som løsningen:
- Kundeforespørgsler på nye produkter (fra 2-3 ugers svartid > til 1-2 dage)
- Problemknusere i en handelsvirksomhed (fra laaaang tid til 24 timer)
- Ansættelser i en HR-afdeling
- Sagsfordeling i offentlig administration
- Håndtering af studieansøgninger
- Hele organisationen ændret fra ”traditionelle afd.” til Q-ROC møder vedr. arbejdsopg. (processer)
- Og mange flere!
Forudsætninger for god Q-ROC
Der er flere forudsætninger for god og effektiv Q-ROC:
- Ingen personafhængighed
- Backup for alle deltagerende afdelinger
- Standardiserede processer
- Inputs til møder er standardiseret (eks. i skema)
- Møder afvikles 100% struktureret
- Hvad skal ske med opgaver, som ikke løses på aktuelle møde
- Hvad skal ske med opgaver, som løses (kommunikation, træning mm.)
- Løbende evaluering af Q-ROC
- Frekvens, deltagere, dagsorden/proces mm.
Effekt af Q-ROC
- Meget hurtigere gennemløbstid – og dermed markant bedre kundeservice (svartid på proces til intern/ekstern kunde)
- Langt mindre spildtid (færre mails, returløb, møder (formelle og uformelle) osv. – opgaver sendes ikke rundt i systemet – i stedet går vi til opgaver og løser dem i nu’et)
- Bedre trivsel – fordi der er mindre spild, mere fokus på opgaveløsninger, opgaver holdes varme osv.
Læs mere om QRM
Q-ROC stammer fra QRM – læs mere om QRM (Quick Response Manufacturing)>
Dansk Lean Forum
Af Mikkel Smith, Flexkom
Dette indlæg har 0 kommentarer