Lean i administration

Lean i administrative funktioner kaldes også for “Lean Administration”.
“Administrationen” er en betegnelse for alle de aktiviteter, som binder jeres organisationens fagområder sammen. Derfor har alle “funktionærer” – ledere, receptionister, sælgere, indkøbere, sagsbehandlere, planlæggere, fuldmægtige, økonomer osv. – en form for administration. Selv for en jurist eller en sælger fylder den administrative del af dagen meget.
Potentialet er ofte stort med Lean i den tværgående administration. Det skyldes at vi bruger meget arbejdstid på håndtering af data i IT-systemet, rapporter, referater, journaler, møder, emails, telefoner osv. Reelt udgør kun en lille del af vores arbejdsdag fokus på vores reelle fagområde (det vi er “uddannet og ansat til”). Figuren nedenfor illustrerer den tværgående administration i en privat produktionsvirksomhed. De grå kasser vil have andre betegnelser i andre brancher eller i en offentlig administration. Men det ændrer ikke på, at administrationen binder vores fagområder sammen.

Lean Administration styrker konkurrenceevnen

Lean Administration handler om at styrke konkurrenceevnen ved at øge andelen af værdiskabende aktiviteter!
Uanset om du er en privat eller offentlig organisation, skal du hele tiden være konkurrencedygtig i forhold til alternativer. Dine omkostninger må ikke være for høje – for ellers får dine priser kunderne til at søge til alternativer. Det samme med medarbejderne. Hvis din arbejdsplads – når det gælder ledelse, arbejdsmiljø og trivsel – ikke er konkurrencedygtig – så smutter de gode medarbejdere.
Lean Administration er en betegnelse for en række værktøjer, som først identificerer den administrative værdikæde og efterfølgende minimere/eliminere spild i denne.
Værktøjerne i Lean Administration kan anvendes i alle former for ordre-, projekt-, informations- og sagsflow. I et administrativt flow findes spild såsom ventetid, omarbejde som følge af ringe kvalitet, lagre i form af mails og sager, ansvarsskift, afbrydelser, returløb og manglende standardisering.
Et af de mest anvendte værktøjer i administration er værdistrømsanalyser.
Her et billede fra en værdistrømsanalyse (VSA/VSM):

Læs mere om Lean Administration

Læs mere om Lean i administrative funktioner