Mange virksomheder fokuserer kun på prisen

Mange produktionsvirksomheder i Danmark er blindt fokuseret på prisen, når de køber standardvarer til deres produktion. De agerer som i et supermarked – vælger blandt produkterne og tager den billigste. Men prisen er høj for denne meget kortsigtede strategi:

• Der bruges meget tid på at håndtere mange leverandører. Stamdata i ERP-systemet skal vedligeholdes.
• Der bruges meget tid på konstant at foretage prissammenligninger.
• Der skal følges op på ordrer hos mange leverandører.
• Store transaktionsomkostninger ved mange ordrer og med mange forskellige leverandører.
• Der skal ofte (og bliver ofte) handlet i store mængder for at få besparelser. Det medfører store lageromkostninger.
• Målinger på leveringsservice fra de enkelte leverandører bliver forvirrende og tidskrævende at lave – og meget svært reelt at følge op på eller at se en udvikling/tendens.
• Man får en lav indkøbsvolumen per leverandør og samtidig har hver leverandør en meget lav profit-margin per ordre. Dermed har leverandørerne mindre fokus på at overholde leveringssikkerheden og kvaliteten. De ved at det er prisen der evt. skal sikre dem en ny ordre. Det medfører enorme omkostninger i produktionen, når leveringssikkerheden og kvaliteten ikke er i orden.
• Omkostninger til indgangskontrol/kvalitet er ofte også højere, når man typisk ikke har “tillid” til engangsleverancer.

Hvorfor konsolidere indkøb hos færre leverandører?

Der er en række fordele ved at konsolidere indkøbet hos færre leverandører:

• Med færre leverandører har man mere tid til den enkelte leverandør.
• Man opnår et større volumen hos den enkelte leverandør og har derfor mulighed for, at indgå et langsigtet strategisk samarbejde. På den måde sikres den rette pris, en god leveringsservice og god (konstant) kvalitet. Den større fokus på leveringssikkerhed og kvalitet skabes også af det ændrede magtforhold mellem leverandør og kunde.
• Der er volumen nok til, at skabe et IT-baseret værktøj (RPA) til håndtering af transaktioner. Det vil spare meget tid hos begge parter.
• Måling af leveringsservice og kvalitet skal kun ske på få leverandører.
• Indgangskontrol minimeres idet der sjældent tages nye leverandører i anvendelse på samme komponent. Indgangskontrol bør på sigt placeres hos leverandørerne.
• Med et strategisk samarbejde vil mange leverandører acceptere mindre forsendelser og måske endda overtage noget af lagerbindingen ved at have sikkerhedslageret placeret hos sig selv.

Processen

Processen til konsolidering af indkøb hos færre leverandører:

1. Gruppere indkøbte komponenter i kategorier. Eksempelvis “standard skruer og bolte”, “jern”, “elektronikkomponenter”, “printplader” osv.
2. Vælge en “standardleverandør” og en “second source” for alle kategorier (på kundespecifikke komponenter kan dette være svært). Læs hvordan man vælger blandt flere leverandører i andet indlæg.
3. Indgå et strategisk samarbejde med disse.

Husk at konsolidering også virker når vi snakker om produkter der ikke er direkte til produktion. I produktionen kan det eksempelvis være affaldshåndtering og værktøjer – og på kontorerne er der en stor post i kontorudstyr.

Vælg den intelligente besparelse

Den kortsigtede besparelse handler altså om, at have fokus på prisen per enhed på fakturaen. Dette medfører i stedet en række følgeomkostninger i organisationen.
Erfaringsmæssigt kan man opnå store besparelser både på fakturaen og på de øvrige transaktionsomkostninger ved at konsolidere indkøbet hos færre leverandører. Har man eksempelvis en produktionsvirksomhed med 3% i avance, så vil en samlet besparelse på bare 10% på indkøbet let medføre en stigning på 50% på bundlinien!
Derfor kan det vække undren, at rigtig mange indkøbsfunktioner stadig bruger kræfterne på at presse priserne i bund per ordre for at opnå besparelser. Og selv om man opnår et par procenter ekstra, så fjerner det ikke de store følgeomkostninger i organisationen som denne indkøbsstrategi medfører! De intelligente besparelser skabes af langsigtet strategisk fokus på indkøb.

“Konsolidering af indkøb hos færre leverandører giver markante besparelser og en meget mere Lean forsyningskæde!”

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom
Flexkom – Lean kurser, Lean værktøjer, Lean konsulenthjælp >