Lean som optimeringsværktøj i organisationer

I mange virksomheder har Lean alene været anvendt i produktionen og de tilhørende processer i administrationen. Men i de seneste år har Lean fundet vej ind i organisationerne og måden der arbejdes på blandt funktionærer. Her kan bla. nævnes Lean Development (Lean i udviklingsafdelinger) og Lean Administration (Lean i administrative processer). Samtidig anvendes Lean også i indkøb og salg mm. Altså er Lean nu blåstemplet som optimeringsværktøj i hele virksomheden og dermed ikke længere alene i produktionen.

Hvordan kan Lean gå så bredt?

Lean blev udviklet af Totota efter 2. verdenskrig som “Toyota Production System”. Altså blev Lean udviklet til produktion. Men tankegangen bag Lean kan anvendes bredt i virksomheder. Grundlæggende tænker vi ikke mindst på de fem principper bag Lean (læs mehttps://videnpunkt.dk/lean-thinking-5-principper/re om de 5 principper bag Lean Thinking her):

1. Fastlæg hvad der skaber værdi for kunderne.
2. Identificer den værdikæde der skaber værdien.
3. Skab flow i denne værdikæde.
4. Skab træk (udfør opgaver på baggrund af efterspørgsel) i værdikæden.
5. Skab en kultur af løbende forbedringer.

Det lyder måske meget naturligt at tage udgangspunkt i kundernes behov og skabe ordrebaseret flow. Men realiteterne er, at mange virksomheder i dag reelt ikke tager udgangspunkt i disse principper.

Eksempler er, at mange produktionsvirksomheder har ufleksible maskiner med lange omstillingstider. Dem ville virksomhederne ofte aldrig have anskaffet sig, hvis udgangspunktet havde været kunderne. Så havde de fleste valgt fleksible maskiner og siden kæmpet for at sænke omstillingstiderne med SMED. For i dag vil kunderne have kundespecifikke produkter leveret i morgen.

Det samme gælder også organisationer og administrative processer. Her arbejdes mange steder ikke efter standarder, eller efter standarder der ikke er opdateret. Her er ofte et stort spild under møder, i mails og i arbejdskulturen med konstrante afbrydelser og en høj tilgængelighed. Her arbejdes også ofte i siloer, så kunderne (inkl. de efterfølgende afdelinger i samme virksomhed) ikke modtager det rette produkt, med den rette information i den rette kvalitet til rette tid.

Hvordan skal Lean anvendes i organisationer?

Helt overordnet så gennemføres en Lean transformation efter de 5 principper.

1. Værdi
Man starter med at definere hvad der skaber værdi for en kunde. En kunde behøver ikke være slutkunden, men kan også være en efterfølgende kollega/afdeling, som modtager resultatet af arbejdet i en anden afdeling.

2. Værdikæde
Dernæst identificeres den række af aktiviteter der leverer produktet eller ydelsen. Sandsynligvis vil der ikke være meget flow i denne række af aktiviteter, da man vil opleve proppede mailboxe, bunker af sager hist og pist, forsinkelser, returnerede sager som følge af manglende oplysninger mm.
Men række af aktiviteter skal identificeres for senere optimering.
Aktiviteterne skal nu evalueres om de reelt skaber værdi eller om der er tale om spild (eller Muda) (læs mere om de 8 spildtyper i Lean).

3. Flow
Nu kan man så starte arbejdet med at skabe flow. Det inkluderer at undgå flaskehalse, reducere sårbarhed/personafhængighed, minimering af spild, simplificering af standarder, sikring af kvalitet ex. gennem checklister osv.

4. Træk
Træk betyder at der nu arbejdes efter ordre. Dvs. at aktiviteter kun igangsættes når den efterfølgende afdeling/kunden efterspørger den.
Eksempler i administration hvor aktiviteter sker med tryk (baseret på forventninger = prognose/forecast) er print af formularer i 1000-vis, udvikling af produkter i en udviklingsafdeling med forventning om senere salg (uden en reel kunde), månedlig fremstilling af utallige kurver og grafer om økonomi, lagre mm. uden at man i årevis har evalueret om de anvendes osv.
Træk er grundlæggende, at man kun laver noget som er efterspurgt af en intern/ekstern kunde. Hvis man laver tryk (eks. udvikler et nyt produkt) – så skal det blot være bevidst.

5. Løbende forbedringer.
Det sidste vigtige princip handler om løbende forbedringer. I Lean taler man om Kaizen. Meget få virksomheder er reelt nået til den 5. princip. Her er hele organisationen gennemsyret af en kultur hvor man stræber efter perfektion. Efter konstant at minimere spild og skabe værdi.

God fornøjelse med implementering af Lean i organisationen!

Værdistrømsanalyse i en administration

Alle arbejdsgange kan kortlægges i en administration. Her et eksempel på kortlægning af et udviklingsflow:

Dette indlæg

Dette indlæg på Dansk Lean Forum er skrevet på opfordring fra en projektleder, der er ansat i en projektorganisation i en større procesindustri. Projektlederen har skrevet en kommentar til Dansk Lean Forum. Du kan også sende en kommentar til Dansk Lean Forum her.

Fra Projektlederen:
Jeg er ansat i en projektorganisation i en større procesindustri. Kan en sådan organisation optimeres via Lean?

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom