Hvad er et “administrativt team”?

Et administrativt team dækker over teams med “ledere og funktionærer”. Dermed over alle former for kontor-teams – salg, indkøb, planlægning, borgerservice, projektteams, økonomi, jura o.l.

Hvad er et stærkere team?

Vi tænker på værktøjer og metoder, som kan styrke et team på følgende måder:

• Bedre trivsel og arbejdsmiljø
• Mindre personafhængighed
• Mindre spild og højere produktivitet (måske via mindre overarbejde i spidsbelastninger)
• Højere kvalitet og færre fejl
• Bedre kundeservice – til “interne kunder (afdelinger)” eller “rigtige kunder/borgere”

3 metoder/værktøjer der kan styrke dit team

Vores erfaring er, at følgende metoder og værktøjer kan styrke et administrativt team relativt hurtigt:

1. Regelmæssige koordineringsmøder (tavlemøder) for bedre planlægning, udjævning, koordinering o.l.
2. Reduktion af spildtid via jævnlige “spildbrainstorms” – evt. med en “Kaizen-proces”
3. Kortlægning af kerneprocesser for bedre flows og best practices

De 3 metoder/værktøjer er beskrevet nedenfor.

1. Regelmæssige koordineringsmøder

Hvad er koordineringsmøder eller tavlemøder?

Møder som typisk er korte daglige møder og måske et lidt længere ugentligt møde.

På de ugentlige møder:

• Snakker læring fra sidste uge – noget vi skal gøre bedre fremover?
• Snakker om de kritiske nøgletal for afdelingen? Noget der er i rødt? Actions?
• Snakker opgaver og belastning – og måske også konkret planlægning (hvem gør hvad)
• Snakker om opgavebunken – vokser den? Kan vi følge med? Skal vi gøre noget?
• Bemanding og belastning den næste uge? Behov for ændringer?
• Snakker om tid til sidemandsoplæring og faglig fordybelse? Har vi tid? Hvornår og hvad? Opdaterer vores kompetenceskema
• Snakker om vores udviklings- og forbedringsopgaver (projekter) – opdaterer fremdrift og koordinerer næste skridt?
• O.l.

På et daglige møde tager vi så en status:

• Sygdom og fravær – evt. actions
• Indkomne opgaver der ikke kan vente – evt. actions
• Evt. håndtering af brandslukning, så den ikke tager alles tid og bliver til en stor elefant…
• o.l.

Der er tale om korte stående møder hvor alle byder ind. Med en standard agenda.

Frekvensen af ovenstående møder kan selvfølgelig variere. De bør gennemføres i den frekvens, som passer til afdelingens skift i opgaver.

Læs mere om “Daily Huddle” tavlemøder >

2. Reduktion af spildtid

Det andet værktøj er løbende reduktion af spild og irritationspunkter i afdelingen.

Det kan eks. ske via regelmæssige spildbrainstorms eller fokusspildtyper (eks. månedens spildtype). Hvad I synes virker bedst.

Eksempler på spildtyper, som alle kan genkende:

• Overservicering – vi gør mere end nødvendigt – for mange til møder, for lange møder, for mange detaljer, for mange over en opgave, for mange på mails, for lange mails osv.
• Jobskifte – pga. afbrydelser, overspringshandlinger, telefoner, storrumskontorer o.l.
• Søgetid – efter data, viden, kolleger, gamle mails, ledige mødelokaler, filer osv.
• Kolde opgaver – som skal genopvarmes, opfølgning på sager, genopvarmning af opgaver unødvendigt
• Returløb – hvor processer kommer tilbage igen…
• Ubalance i arbejdspres imellem kolleger og imellem afdelinger
• o.l.

Læs mere om spildtyper i administrative processer >

Formålet med regelmæssige spildseancer er, at komme af med irritationspunkter og at få reduceret spild-opgaver. Erfaring viser, at det kan give bedre trivsel og en højere produktivitet.

Frekvensen af spildbrainstorms kan eks. være hvert kvartal – hvor I så arbejder med handlingsplanen imellem de enkelte brainstorms.

I stedet for – eller som supplement – kan I også vælge, at have en Kaizen-forbedringstavle i afdelingen. Her kan I løbende samle op på forbedringsforslag (og problemer) og løse dem via en struktureret proces. Læs mere om Kaizen-forbedringstavler >

3. Kortlægning af kerneprocesser for bedre flows og best practices

Det sidste værktøj er kortlægning af afdelingens kerneprocesser.

Ved kortlægningerne anvender vi værktøjet værdistrømsanalyse som svømmebaner – metoden til administrative flows >

I en værdistrømsanalyse:

• Kortlægger vi vores nuværende arbejdsgange – for at optimere på gennemløbstid og spild
• Arbejder vi enten på vores egen del af et flow – eller sammen med “nabo-afdelinger”
• Har vi de vigtigste interessenter med
• Finder vi fælles “best practice”
• Kan vi også vurdere om dele af en administrativ arbejdsgang er egnet til automatisering (RPA)

Det anbefales, at gennemføre værdistrømsanalyser som sprint – hvor vi søger hurtige gevinster.

Læs mere om værdistrømsanalyse som sprint >

Et af hovedformålene med en værdistrømsanalyse (VSM/VSA) er også, at vi finder en fælles best practice for arbejdsgangen.

Læs mere om best practice:

• Best Practice aftaler er trin 3 på den organisatoriske modenhedstrappe >
• De 6 krav til, at en best practice standard får effekt >

Mulig effekt

Effekten af arbejde med ovenstående 3 metoder/værktøjer kan give markant effekt i en administrativ funktion:

• Bedre trivsel
• Højere produktivitet
• Højere kapacitet
• Mere jævn arbejdsbelastning
• Bedre service til kunder og andre afdelinger
• Mere synlig og nærværende ledelse

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom