Intro til Daily Huddle

Daily Huddle er en betegnelse for, at vi samles og koordinerer dagens plan. Mange kalder det derfor for det “daglige tavlemøder“.

Læs mere om Daily Huddle – inkl. video >
Se alle indlæg om planlægning i Lean inkl. Daily Huddle >

Hvorfor kan du – som leder – ikke undvære Daily Huddle?

Dette indlæg er skrevet til ledere. Som motivation til at indføre en form for Daily Huddle planlægningsmøder – eller udvikle på de møder, som I allerede afholder.

Læs også hvorfor du som medarbejder bør efterspørge Daily Huddle møder >

Hvad giver “Daily Huddle” dig som leder?

Som leder får du og dit team:

• Samarbejde om at levere på mål og strategi
• Samarbejde om at reducere problemer og udfordringer
• En realistisk og balanceret plan for dit team – ud fra bemanding, belastning, kompetencer osv.
• På den måde får du et motiveret team med høj trivsel
• Et mere robust team – mindre personafhængighed med stærk kompetencestyring
• Trivsel – af overblik, rette mængde opgaver, bedre team-samarbejde m.v. + lederne får et fantastisk værktøj til at få fingeren på pulsen!
• Produktivitet – mindre støj, mere fokus på opgaver, optimering udnyttet
• Kundeservice – typisk løses opgaver oftere til tiden med Daily Huddle
• Og du bliver en mere nærværende leder – du har fingeren på pulsen hele tiden!

Overordnet får I:

• Kundeeffekt – ofte flere markante effekter – svartider, kvalitet, standardisering mm.
• Produktivitet – ofte markant effekt – flaskehalsfokus, udjævning, mindre sårbarhed
• Trivsel – ofte også markant effekt – hjælp ved spidsbelastninger, fjerner pukkel (hvis den findes), prioritering i stedet for en “evig bunke”

Hvordan får du de markante effekter?

Værktøjet er:

• Du mødes med dit team 1-5 gange ugentligt (nogle oftere) – typisk 5-30 min. afhængig af frekvens
• I lærer bagud – hvad lærte vi af den forrige plan – som vi forbedrer fremadrettet (sættes på en problemløsnings– og/eller forbedringstavle)
• Du deler jeres kritiske nøgletal ud – actions ud fra evt. røde tal?
• I snakker om bemanding og opgavesituationen 1-2 uger frem
• I lægger en realistisk plan typisk 1-5 dage frem
• Sikrer rette belastning i team (hvis for meget – så beslutte hvad der venter)
• Sikre udjævnet belastning i team
• Et stærkt afsæt for aktiv kompetencestyring inkl. regelmæssig sidemandsoplæring
• Dialog om optimering hvor muligt – hjælp, frontloading, sidemandsoplæring, rette på opgaven, samkørsel osv.
• Evt. forbedringsforslag til Kaizen forbedringstavlen

Hvordan foregår det i praksis?

Flere detaljer:

• Mange mødes ved fysiske tavler – whiteboards – hvorpå der er overblik over fremmøde, kalender, opgaver, belastning osv.
• Andre mødes ved elektroniske tavler
• Nogle deler deres kalendere – så vi kan se belastningen
• Nogle har forskellige opgavekategorier i deres kalender, så man kan se, om en opgaver er SKAL, FLEKSIBEL eller “blot” en BUFFER
• Vi står gerne op til møderne

Konklusion: Daily Huddle er et ledelsesværktøj

Anvendelse af Daily Huddle kan på flere måder hjælpe dig som leder:

• Overblik over afdelingen – belastning, trivsel, serviceniveau, behov for udjævning/hjælp, problemer osv. – på max. 30 minutter
• Mulighed for at korrigere, give feedback, sætte rammer osv.
• Overblik over hvor lederen bør prioritere sin tid/indsats i den efterfølgende uge
• Fokus på relevante områder – best practice, robusthed/kompetencestyring, 5S o.l.
• For en leder kan de daglige møder også være et super godt værktøj til proces konfirmering på standarder, følges standarder, kan standarder forbedres og hvad laver vi egentlig i afdelingen, medarbejdernes arbejdsmetoder osv.
• Ikke noget at sige til, at man kalder værktøjet for ”3-minutes of management”

Forventninger til leder for succes med Daily Huddle planlægningsmøder

Der er nogle forventninger (forudsætninger) for succes med Daily Huddle:

• At lederne deltage i møder
• At lederne træner i mødernes afvikling
• At lederne viser hvad de vil have – rammesætning – sådan ønsker jeg planlægning, til hvilket detaljeringsniveau skal der planlægges, hvornår skal der planlægges osv.
• At lederne træner medarbejderne i planlægning og andre relevante værktøjer (Outlook, planlægningsværktøj, andre systemer)
• At lederne er rollemodeller (ex. følger kalender-regler)
• At lederne deler og viser eksempler/positive fortællinger om effekten af ”bedre planlægning”
• At lederne løbende er nysgerrige i forhold til forbedringer – eks. ”kan vi ændre frekvensen af nogle af vores opgaver” osv.

For nogle ledere betyder indførslen af ovenstående en form for “Manufacturing Diary” – eller “Management Diary”. Her får lederne en daglig rytme i afviklingen af deres arbejdsdag.

Forudsætninger for god Daily Huddle

Der er 3 vigtige forudsætninger for succesfuld Daily Huddle:

• Standardisering – ikke mindst af tider – kræver modenhedsniveau 3+ på modenhedstrappen
• Struktureret kompetencestyring – så det rette antal kan løse de enkelte opgaver (reduceret personafhængighed)
• Accept af “Management Diary” – at dele af dagen bliver blokeret i alle lederes kalendere

Men – ovenstående er ikke et krav for at komme i gang. Har I ikke forudsætningerne på plads, så kom i gang – og løs dem løbende i en prioriteret rækkefølge.

Video om Daily Huddle

Se video om Daily Huddle planlægningsmøder >

Case: Igangsætning af Daily Huddle møder

Læs en case om igangsætning af Daily Huddle planlægningsmøder (tavlemøder) >

Dansk Lean Forum

Giver ovenstående anledning til spørgsmål, så tag endelig fat i mig. Tak fordi du læste med 😊

Af Mikkel Smith, Flexkom