Omkostningerne i de administrative processer skal holdes i ro
Vi er i en situation, hvor omkostningerne vokser i mange organisationer – specielt omkring energi, indkøb og logistik/transport. Og med en stigende inflation, vil lønomkostningerne snart også komme under pres.
Derfor er der – eller kommer der – snart større fokus på reduktion af omkostningerne i mange organisationer. Eller i det mindste, at holde omkostningerne i ro.
Dette indlæg er ment som inspiration til reduktion af omkostninger.
Omkostninger i administration eller produktion?
Vi har skrevet to artikler om reduktion af omkostninger i hhv. produktion og administration:
- Fokus: Energi, produktivitet og automatisering (i produktion)
- Fokus: Energi, produktivitet og automatisering (i administration) = denne artikel
Fokus: Produktivitet i administration
Fordi lønnen snart kommer under pres, så vil der naturligt også komme et pres omkring produktiviteten i vores administration.
Angrebspunkter i administrationen kan være:
- Reduktion af den samlede mødetid – eks. via de to mest effektive “møderegler” “god mødeledelse og frit lejde” (møderegler) >
- Reduktion af forstyrrelser, afbrydelser, unødvendige emails (også CC) via nogle få skarpe kommunikationsregler – bliv inspireret af denne “bruttoliste” for kommunikationsregler >
- Reduktion af søgetid efter viden (filer, data, mails osv.) via en 5S standard for “fælles viden” (filer, data mm.) >
- Flow-analyser med fokus på reduktion af spildtid! Læs mere om værdistrømsanalyse som sprint >
- Driftsstyring – flaskehalsfokus, frontloading mm. – via korte daglige koordineringsmøder (“daily huddle”) >
Fokus: Automatisering af administrative processer
Fokus på automatisering af vores administrative arbejdsgange er vokset de seneste år. I daglig tale kalder vi dem “kontorrobotter” (eller “RPA”).
En kontorrobotter er et stykke software, som kan efterligne en administrativ arbejdsgang – på tværs af systemer (emails, ERP, CRM, regneark o.l.).
Flexkom:
Strategi, målstyring, fra hamster- til forbedringshjul, stærk problemløsning…
Vi har hjulpet Toyota – mød Flexkom >
Egnede processer er “regelbaserede processer med høj frekvens”. Og dem er der typisk en del af!
Læs mere om RPA og kontorrobotter >
Fokus: Energiomkostninger i administration
I administrationen kan vi foretage de klassiske fokus på
- Lukning af PC’ere, slukke lys, slukke skærme osv.
- Og vi kan kigge på vores omkostninger til netværk, IT-drift osv.
Men hvis vi kigger bredere på energi, så ligger omkostningerne også i rejser og transport. Og her kan der hurtigt gøres noget:
- Samkørsel
- Mere online end fremmøde
- Færre der rejser med fly til leverandører/kunder/messer
- Tillade flere dage med hjemmearbejde – frem for mere i løn
- O.l.
Kom gerne med dine inputs!
Skriv gerne i kommentarfeltet – så vi kan få flere gode tips til reduktion af omkostninger i administrationen.
Dansk Lean Forum
Af Mikkel Smith, Flexkom