Bud på en struktur, hvor man arbejder løbende med implementering og fastholdelse af 5S

Overordnet ser vi 5S implementeret på 2 måder:

• 1-2 dages nedslag (ofte gennemført som AMU-kursus i produktionen)
• En løbende kontinuerlig proces (inspireret af Kaizen-tankegangen i Lean)

Nedenfor et bud på en løbende 5S-proces til både produktion/lager og kontor.

Vi anbefaler 5S som en løbende proces

Vi er stor fortaler for den løbende proces – fordi:

• Nedslaget ender ofte i oprydning på kontorer og/eller i produktionen – uden reelt at handle om 5S
• Mange gange ender det med, at man lige så godt kan planlægge et nyt nedslag om 6 måneder (ingen vedvarende effekt)
• En løbende proces kan integreres med daglig drift – hvor 5S-opgaverne kan flettes ind imellem opgaver og ordrer
• En løbende proces er ofte også mere spiselig for de “naturlige rodehoveder” – der er tid til, at alle mentalt kan være med
• I denne proces får vi involveret og inddraget flere i processen – mere et fælles ansvar
• Det fratager dog ikke det endegyldige ansvar fra lederen – de SKAL være rollemodel, de skal anerkende og de SKAL udvise konsekvens når nødvendigt (læs mere om “syretesten for ledere“)

Læs et bud på en “løbende 5S-proces” nedenfor

Først lidt “reklame” for andre indlæg om 5S – derefter kommer et bud på en løbende 5S-proces.

Video: Hvad er 5S?

Vi har lavet to videoer om “Hvad er 5S?” – hhv. målrettet 5S i Lean Produktion og 5S i Lean Administration >

Se video: Hvad er 5S? >

Introduktion til 5S

• Læs vores ordnede introduktion til 5S i administration/produktion – inkl. faldgruber, eksempler, standarder, fastholdelse >
• Læs også vores indlæg om implementering af 5S i 5 faser >

Effekt med 5S – hold fokus på formålet

Mange gange ender 5S som et ordensprojekt. Men vi skal holde fokus på, at 5S faktisk kan skabe markante resultater.

De mulige gevinster/effekter af 5S er mange:

• Fra kundernes synspunkt:
  • Virker mere professionelt – der er styr på tingene
  • På sigt potentielt reducerede omkostninger, som kan komme kunderne til gode
• Fra virksomhedens synspunkt:
  • Reduceret spildtid (eks. søgetid efter filer, viden, værktøj, materialer osv.) og dermed forøget produktivitet
  • Reducerede omkostninger (mindre indkøb fordi værktøj bliver væk, ikke unødvendige kopier af værktøj, måske færre biler (fælles), færre kørte kilometer (brændstof) m.fl.)
  • Forbedret kvalitet – rette viden og rette værktøj til rette opgaver
  • Reduceret personafhængighed (viden om placering af filer, værktøjer og materialer er ikke kun i ét hoved)
• Fra medarbejdernes synspunkt:
  • Forbedret trivsel og færre frustrationer – ikke irritation over, at ”kollegerne ikke kan finde ud af at lægge ting/filer på plads”, mindre søgetid, mindre oprydning
  • Bedre ergonomi – potentielt bedre løft ved rette placering af værktøj og materialer
  • Bedre sikkerhed – eks. at gulvet er ryddet (frie gangarealer)

Bud på en 5S-proces

Først vores bud på en løbende proces – læs mere om forberedelse til processen derefter:

• Inputs/ideer til 5S-processen afleveres løbende på post-its fra alle
• Møde én gang per uge – max. 10-15 min. – alle deltager (også leder deltager hver gang)
• Proces gerne opdelt i afdelinger – dog uden at hindre, at nogle opgaver kan foregå på tværs
• Overblikket er på en 5S-tavle (se nedenfor)

Et bud på en dagsorden for de ugentlige møder:

• Opfølgning på igangværende 5S-opgaver (blive eller flytte til opfølgning)
• Evt. flytte ét eller flere forslag til opgaver (efter om der er plads på tavlen) – udpeg ansvarlig, ressourcer, definer fremdrift til næste møde og sæt en realistisk deadline
• Hurtig gennemgang og opfølgning på “afsluttede opgaver”, som endnu ikke er flyttet til “succeser” – når der er kvitteret 4 gange i træk (alt man evner at overholde) – så flyttes den til “succes”-tavlen
• Alle møder afsluttes med et lille “5S-audit”
  • Det sker ved at tage en tilfældig allerede gennemført 5S-opgave fra “succes”-tavlen – og stille 4 spørgsmål (præget af nysgerrighed og åbenhed) hertil (evt. gå til pladsen – hvis muligt):
    – Er der aftalt gode og naturlige faste pladser?
    – Overholder alle aftalen?
    – Kan man spotte en afgivelse? At noget ikke er, som det skal være…
    – Er der forbedringsmuligheder (hænges på 5S-tavlen under “inputs”)?

Regler for møderne og processen:

• Stående møder tæt på tavlen
• Skiftes til at lede møder – så vi ikke bliver personafhængige (folk skal dog ikke tvinges)
• Ingen opgaver må have en varighed på over eks. 15 min. – ellers skal opgaven skæres i mindre bidder
• Alle opgaver skal have min. 2 deltagere (for at dele ansvar for løsning)
• Det er helt ok, hvis man ikke har nået en deadline – bare man har en god undskyldning :-)
• Folk må gerne melde sig til opgaver, men vi skal undgå, at det altid er “ordensmenneskerne” som tager opgaverne – for at undgå, at løsninger bliver “tossede” (for meget orden) ifølge “rodehovederne” – de bedste opgaveteams indeholder begge profiler
• Har man ikke meldt sig til en opgave, så kan man ikke brokke sig over løsningen…
• Undgå “ønskebrønden” (nyt værktøj, nyt…) – vi laver 5S FØR vi køber
• Vi prioriterer forslag med høj effekt ift. indsats højest!
• Undgå problemløsning – det skal de personer, som har fået ansvar/ressource-roller
• M.fl.

5S-procestavlen

Et forslag til en 5S-procestavle med plads til max. 4 opgaver:

Mere om tavlen:

• Inputs og ideer:
  • Her hænger man løbende forslag og ideer på en post-it
  • Husk at skrive navn og dato på
• 5S-opgaver:
  • Her er de igangværende opgaver
  • Husk at begrænse til få opgaver – afhængig af ressourcerne
  • Typisk et sted imellem 1-4 opgaver
  • Til hver opgave er der følgende kolonner:
    • Opgavetekst (kort)
    • Ansvar (én person)
    • Ressourcer (dem der skal hjælpe – én eller flere personer)
• Afsluttede opgaver til opfølgning:
  • Her hænger alle opgaver der er gennemført, men vi følger lige op nogle gange for at sikre, at vi evner at holde fast (som i PDCA-forbedringshjulet)
  • Her er 4 felter – 1, 2, 3 og 4 uger
  • For hver uge vi kan kvittere for, at vi holder fast, der flytter vi den til næste felt – og efter 4 uger, så flytter vi den til succes-tavlen
• Succeser:
  • Når der hænger for mange på succestavlen – så nyd det!

Forberedelse af proces

Punkter til forberedelse inden opstart:

• Ledelsen skal først og fremmest være klar på de 3 punkter nævnt tidligere – være rollemodel, anerkende og udvise konsekvens
• Forbered en god elevatortale – salgstale for 5S – det er ikke kun “oprydning, orden og produktivitet” – det motiverer ikke alle – kig gerne i de “mulige resultater” ovenfor
• Vær enige om områderne, hvor der skal arbejdes med 5S – ex. om ikke kontorerne også skal være med
• Giv en intro til 5S fra starten og fortæl om processen:
  • Hvad er 5S?
  • Hvad er 5S for vores organisation?
  • Hvad er formålet?
  • Hvad er vores “niveau”?
    • Lav evt. en 5S-standard/aftale for hhv. kontor og produktion (se mere i dette indlæg om 5S)
    • Eks. opmærkning af værktøjer/materialer, hvordan mærke på reoler, gulv osv.
      Tager vi billeder? Anbefales ikke…
      Evt. dele dette punkt op i administration og produktion/lager
      Husk at sætte niveauet “fornuftigt” – alle synes det er sjovt
  • Proces – vi vil lave 5S i små bidder – omkring vores daglige opgaver
    • Vis tavlen og fortæl om reglerne
  • Lav den første brainstorm – og sæt de første opgaver i gang

Yderligere tips til succes

Et par yderligere tips:

• Start helst med fælles arealer/maskiner/lager/filer/viden – så ingen føler, at man går efter dem personligt
• Husk hele organisationen – også administrationen (mails, fælles filer, fælles reoler/viden osv.)
• Hvis en opgave hænger længe på tavlen, så husk at spørge om den er for stor, om den skal skæres i mindre bidder, om man ønsker hjælp/sparring eller savner ideer til løsninger osv.

Spørgsmål og billeder

Hvor går grænsen for opmærkning – skal alt mærkes op? Også kaffekoppen?

Har du behov for alle de gaffelnøgler?

Er denne leder en god rollemodel for 5S i produktionen?

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom