PDCA-forbedringshjulet er et grundelement i Lean og problemløsning

PDCA er grundlæggende i arbejdet med Lean.

PDCA står overordnet for:

• P = Plan. Planlæg hvordan opgaven skal gennemføres. Definer målepunkter for succes. Hvis der er tale om et problem, så find frem til årsagerne (eks. via en 5 x Hvorfor?).
• D = Do. Afprøv og/eller gennemfør plan.
• C = Check. Tjek om løsningen virker som ønsket (sammenlignet med jeres målepunkter).
  Hvis ikke – tilbage til P (husk jeres læringspunkter).
  Hvis den virker – videre til A.
• A = Act. Fasthold løsningen (eks. via en standard). Informer/træn dem der skal informeres. Følg op på, at den nye standard følges. Udbred løsningen hvis den kan bruges af andre i organisationen.

De 4 faser er nærmere beskrevet længere nede i artiklen.

Video om PDCA-hjulet

Vi har lavet en kort video om PDCA:

Link til video om PDCA-forbedringshjulet >

Hvad er PDCA-cirklen/forbedringshjulet?

Cirklen illustrer “rejsen” ved forbedringer og problemløsning. Men starter i Plan > Do (afprøv) > Check…og hvis check’et ikke er godt nok (i forhold til de definerede mål i P-fasen), så er det forfra igen. Hvis Check godkendes, så går man til fastholdelse og udbredelse i Act-fasen.

Se illustration:

Hvad er alternativet til PDCA?

Mange organisationer er gode til “brandslukning”. Brandslukning foregår typisk ved følgende proces:

• Der opstår et problem.
• Folk råber lidt i munden på hinanden. Vi kalder det “Akustisk problemløsning”. Den der råber højest får ret.
• Den hurtige løsning gennemføres.
• Der er typisk tale om symptombehandling. Derfor opstår problemet igen…

Se eksempel på brandslukning nedenfor.

I PDCA ser brandslukning således ud:

Konkret eksempel på brandslukning:

• Et lønkontor mødes ved deres Kaizen-tavle. Her drøfter man et problem, som omhandler at mange medarbejdere går ind på begge lønkontorer for at få tjekket evt. fejl på deres lønseddel. Til info er der 4 medarbejdere på lønkontoret – fordelt på to kontorer.
• De går straks i “akustisk problemløsning”. En hurtig løsning er, at hænge en seddel på de to døre om, at det “må man ikke”. En anden løsning er, at man sender en mail rundt til alle, at det må man ikke fremover.
• Vil de to løsninger fjerne problemet? Nok ikke.
• I stedet gik vi tilbage i P-fasen i PDCA. Her brugte vi nu værktøjet 5xHvorfor til at finde ind til årsagerne. Det gav andre løsninger. Læs mere om dette eksempel i et andet indlæg: 5xHvorfor i Lean Administration >

PDCA hos Toyota

Hos Toyota definerer man PDCA som 8 steps:

1. Define the problem relative to the ideal (plan)
2. Break down the problem into manageable pieces (plan)
3. Find the root cause of the problem (plan)
4. Set the targets for achievement (plan)
5. Select the suitable solution from different countermeasures (plan)
6. Implement the plan (do)
7. Revise the outcomes as expected (check)
8. Find out what is going wrong, adapt, adjust, and then repeat the cycle (act).

Bemærk hvor stor vægt Toyota lægger på Plan-fasen. Hvor vi, her i Danmark, godt kan springe hurtigt til Do… (og måske uden at Check og Act).

Mere detaljeret PDCA cirkel

Eksempel på mere detaljeret PDCA-cirkel:

PDCA kaldes også for forbedringshjulet

I Flexkom arbejder vi meget med vores modenhedstrappe i forhold til Lean og organisationsudvikling.

Her taler vi også om de to hjul – hamsterhjulet eller forbedringshjulet >

Læs mere om de 4 faser i PDCA

Læs mere om de 4 faser længere nede i artiklen.

Brug af PDCA-hjulet

PDCA-tankegangen kan anvendes mange steder – projektarbejde (store som små), strategiarbejde, målstyring (og opfølgning), problemløsning, forbedringsarbejde (Kaizen – se næste overskrift), i enkeltopgaver osv.

Det er derfor mere en tankegang – end blot en model.

PDCA på Kaizen forbedringstavlen

PDCA bør være en del af alle Kaizen forbedringstavler.

PDCA kan bruges struktureret, hvor man løbende – eks. via en magnet – viser hvor langt man er kommet i PDCA. Mindre struktureret kan PDCA bruges som et tjek på alle forbedringsopgaverne. Når Søren melder ind, at en forbedring er færdig. Så kan man lige spørge Søren: Har I været hele vejen rundt i PDCA? Har I tjekket at løsningen virker? Har I fastholdt, trænet og informeret? Hvis ja – ok. Hvis nej – ommer!

Her et udpluk af en Kaizen forbedringstavle – med aktiv brug af PDCA:

 

Mere information om de 4 faser i PDCA

P-fasen – planlægning

Planlægningsfasen indeholder:

• Beskrivelse af problemet og målet med opgaven/projektet.
• Analyse: Find årsag(-erne) med data/fakta (root cause) (hvis der er tale om et problem). Eks. via et fiskebensanalyse.
• Løsninger findes hvis muligt (eks. via 5 x hvorfor)
• Planlæg projektet – ansvar, tidsplan, milepæle, aktiviteter og ressourcer.

Links:

• Problemløsningsværktøjer i Lean >
• Et projektoverblik kan evt. laves i en A3-rapport med PDCA >

Do-fasen – implementering/afprøv

Do-fasen indeholder:

• Information til relevante parter.
• Implementering og/eller afprøv (afhængig af problem).
  Tag evt. kun en del af planen (løsningerne) og test dem. Derefter øvrige dele af planen.
  Afprøv gerne i korte ”sprints”.
• Træning af de rette personer.
• Justeringer af løsning hvis relevant.

Check-fasen – evaluering af effekt

Check-fasen indeholder:

• Tjek om ønsket effekt (evalueres
  ift. målsætningerne fra P-fasen).
  Bekræft evt. hos vigtigste interessenter til løsningen.
• Hvis ”nej” – gå helt tilbage til P-fasen (husk jeres læringspunkter).
• Hvis ”ja” – gå til A-fasen.

Act-fasen – fastholdelse, udbrede og opfølgning

Act-fasen indeholder:

• Fasthold løsninger. Eks. ved at beskrive metode i standarder.
• Træne resterende relevante personer (udover de involverede i projektet).
• Udbred evt. løsningen til andre i organisation hvis relevant.
• Opfølgning om løsningen fortsat virker og at adfærden følges.

Hvad kan PDCA også stå for…

Skeptikere af Lean og forandring kan hurtigt oversætte PDCA til Please Don’t Change Anything :-)

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom

Behov for hjælp til at I bliver “gode brandslukkere” og ikke mindst “strukturerede problemløsere”? Læs mere på Flexkoms hjemmeside