Ledergruppens stærkeste værktøj!?

Ja, det er noget af en påstand – for en ledergruppe arbejder typisk med mange værktøjer.

Men vi vil alligevel påstå, at netop dette værktøj er ledelsens stærkeste værktøj!

Formål og effekt med værktøj

Lad os starte med en “teaser” – formål og effekt med værktøj. Her er virkelig tale om et stærkt og brugbart værktøj.

I Flexkom deler vi typisk effekten af et ledelsescockpit op i mål på 4 niveauer

1. Effekt for lederen

• Færre ad-hoc og problemløsningsmøder – mere tid til overblik og ledelse
• Du vil fremstå stærkere internt
• Dine medarbejdere føler, at du er opmærksom – for hver dag/uge bliver du opdateret
• Du kan – fordi du har fingeren på pulsen – lettere disponere hvor du skal bruge ledelsestid i løbet af dagen/ugen
• m.v.

2. Effekt for ledergruppen

• Lettere og mere eksekvering af strategi og mere sandsynlig levering på mål
• Lettere at foretage justeringer, hvis strategien/målsætninger justeres – eller hvis andre situationer/vilkår ændres
• Konsensus – samme retning – i hele ledergruppen – flow-fokus frem for silo-fokus
• Fingeren på pulsen – hvor er problemer/udfordringer, er vi på det ønskede niveau osv.
• Root cause fokus – en ledergruppe uden det fulde overblik vil sandsynligvis symptombehandle på problemer (se uddybning nedenfor)
• Klar prioritering af indsatser/ressourcer ift. problemer, forbedringer, opgaver/ordrer osv.
• Mindre mødetid og koordinering i ledergruppen og imellem ledere i ledergruppen
• I fremstår som en stærkere og mere effektiv ledergruppe/ledelse

3. Effekt for organisationen

• Øget medarbejdertilfredshed
• Stærkere ledelse
• Mere sandsynlig eksekvering på mål og strategi
• Ressourcer anvendt på de rette opgaver
• Optimalt flaskehalsfokus og bedre flow på tværs
• m.v.

4. Strategiske gevinster

• Bedre kundeservice
• Lavere omkostninger
• Højere produktivitet osv.

Hvad er værktøjet?

Værktøjet er et såkaldt “ledelsescockpit” (eller hvad man nu kalder det):

• Et rum med overblik over alle nøgletal, projekter, fokusområder
• Deltagerne er oftest ledergruppen og evt. mellemledere – og andre relevante efter behov
• Min. ugentligt – nogle gør det dagligt
• Møder på 5-15 min. – nogle har lidt længere møder ex fredag (hvor der måske er ekstra fokus på projekter eller større opgaver)

Regler

Regler for møder:

• Skarp dagsorden
• Klare regler for møder
• Man skiftes til mødeledelse
• Man har kun taletid når relevant – ikke de klassiske 5-10 min. bordet rundt
• Actions aftales på stedet – og noteres gerne på en action-tavle
• Stående møder uden rundstykker o.l.
• Ledere på rejse eller andre lokationer deltager online

Kaskade ned og op i organisationen

Hvis man er en ledergruppe højere i organisationen, så bør cockpit “kopieres” (nedbrydes) ned i organisationen, så den “centrale tavle” får inputs (nøgletal) fra underliggende tavler – og actions kan “skydes” ned til underliggende tavler fra den centrale tavle.

For alle ledergrupper?

Ja absolut – alle ledergrupper kan få glæde af et cockpit.

Hvad er alternativet?

Kender I de ugentlige ledergruppemøder rundt om et bord?
Med bordet rundt og bla bla bla…

Opbygning af et cockpit

Opbygningen af et cockpit er individuelt. I Flexkom starter vi altid med brunt papir og print/skriv. Derfra udvikler og forbedrer vi. For til sidst typisk at ændre til whiteboards eller smartboards.

Et godt princip er, at vi udnytter effekten af “Power of pen”. At man selv skal notere nøgletal og om de er grønne eller røde. Alternativt er print, hvor man så “tvinger” ledere til at markere hver printede papir med en magnet i en relevant farve.

Typisk har hver afdeling/funktion en del af rummet/tavlen. Derudover anbefaler vi en tavle med “fælles mål” (flow-mål) og en tavle til aftalte actions.

Koble til afdelingsmål og -actions

Et ledelses-cockpit kan godt stå alene. Men den helt store effekt kommer, hvis det hænger sammen med målstyring ude i afdelingerne. På den måde kan strategi eksekveres ud i driften – og feedback kommer tilbage i cockpit i form af bedre performance (forhåbentligt).

Lokale møder i afdelingerne kan eks. være Daily Huddle møder – hvor nøgletal indgår i kigget 24 timer bagud.
Læs mere om Daily Huddle målstyringsmøder >

Hvilke nøgletal er relevante?

De relevante nøgletal er ofte meget individuelle for en ledergruppe – men overvej disse 5 overskrifter:

• Safety – sikkerhed, tæt-ved-hændelser o.l.
• Quality – kvalitet, problemer, leverancer o.l.
• Delivery – levering på opgaver og ordrer – status, ændre prioritering, ressourcestyring o.l.
• Cost – omkostninger, udgifter, evt. projektstyring o.l.
• People – fremmøde, sygdom, rekruttering, ressourcer ift. ordrer/opgaver osv.

Mange cockpits opbygges på den måde, at der er et tavleområde til hver funktion/afdeling. Det kan kun anbefales, at der også er et fællesområde – hvor vi kigger på de fælles mål – eks. gennemløbstid, evt. lagertid/omsætningshastighed, leveringsevne imellem afdelinger og til kunder.
På den måde sikrer vi, at vi har flow-fokus frem for silo-fokus.

Udseende af cockpits

Vi har desværre ikke ret mange billeder fra cockpits. Vi har hjulpet med etablering af cockpits flere steder. Men det er lidt et “helligt lokale”.
Her fotos fra et cockpit under udarbejdelse og et endeligt cockpit:

Læs mere

Se alle artikler om mål, gode mål, målnedbrydning o.l. >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom