Værdistrømsanalyse

Ganske kort – en værdistrømsanalyse er en gennemgang af en proces med fokus på forbedringsmuligheder. Værdistrømsanalyse kaldes også for en Value Stream Mapping (VSM).
Læs mere om Lean værdistrømsanalyse >.

Værdistrømsanalyse som sprint

En klassisk proces for værdistrømsanalyse:

1. Målsætning med værdistrøm
2. Kortlægning af flow
3. Forbedringsmuligheder defineres
4. En stor plan lægges
5. Så mødes man måske hver anden uge og flytter lidt på deadlines

Processen indeholder en del spildtid, fordi man skal “varme opgaven op” hver gang man mødes. Hvor kom vi til? Hvad mente vi nu med…?
Desuden får processen sjældent de ønskede resultater.

Værdistrømsanalyse som sprint:

1. Målsætning med værdistrøm
2. Kortlægning af flow
3. Forbedringsmuligheder prioriteres – der skelnes imellem de lette og projekter
4. En plan lægges for de lette (de prioriterede – som opfylder vores målsætning)
5. Der sprintes omgående på opgaverne – ofte kan de løses på stedet
6. Det nye flow fremvises for kolleger
7. Der lægges en plan for evt. projekter (større forbedringer – eks. IT)

Her opnår man omgående resultater, opgaven holdes varm og der er masser af Lean-energi.
Måske tænker du – hvad er potentialet med de lette forbedringer? Som minimum oplever vi 20% reduktion af procestid og 50% reduktion af gennemløbstid. Når en proces så er kortlagt 2-3 gange over 1-2 år, så er potentialet med de lette mindre. Men wow man har opnået fantastiske resultater!
Læs mere om værdistrømsanalyse som sprint (inkl. andre eksempler på sprints) >

Eksempel på en sprint

Konkret eksempel fra denne uge:

• Flow: Tilbudsfase for specialvarer
• Mål: Øge konverteringsraten, reducere spild, øge kvaliteten af tilbud, reducere frustrationer
• Tidsforbrug: 2 x 4 timer (2 eftermiddage)
• Antal deltagere: 5 + facilitator fra Flexkom

Plan for de to eftermiddage:

Nogle bemærker sikkert, at vi ikke laver en “future state”. Det har vi simpelthen ikke tid til. I det viste tilfælde var det ikke nødvendigt, idet vi ikke ændrede markant på flowet. Men vi ændrede på antallet af returløb, vi gjorde dele af processen mere proaktiv og vi ændrede på nogle arbejdsmetoder i næsten alle step.
Ved større ændringer eller en mere kompleks proces, så udvides sprinten typisk med 1-2 dage/eftermiddage.

Det spild vi kigger efter i en værdistrøm (administration):

Lokalet inden vi gik i gang:
Til venstre: Introduktion til VSA for deltagerne – hvad er processen, metoden osv.
I midten: Brunt papir med svømmebaner
Til højre: Plancher til prioritering, planer mm.

Lokalet efter sprint:

Hvad opnåede vi?

• En markant forbedret konverteringsrate (potentiel) – vurderet ud fra deltagerne (det skal en KPI nu vise)
• Reduceret procestid
• Langt færre returløb
• Bedre kvalitet i tilbud
• Hurtigere svartid til kunder

Hvilke løsninger anvendte vi?

• Skabeloner, standarder o.l. for alle trin
• Forbedring af eksisterende skabeloner (eks. den kunder skal anvende)
• Q-ROC – et proaktivt møde tidligt i fasen – samle viden, færre fejl, færre returløb, hurtigere svar til kunder, mindre spild
• mm.

Er der hængepartier?

• Ja, der er nogle kolleger som skal informeres og trænes
• Et skema mangler renskrivning
• Et punkt kan først gennemføres under en kunde-workshop til september
• Og et par stykker mere

Men de fleste er løst/defineret!

Læs mere om VSA’er som sprint

Læs mere om værdistrømsanalyse som sprint (inkl. andre eksempler på sprints) >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom