Standarder i Lean

Standardisering er en nødvendig disciplin for at fastholde et højt modenhedsniveau som organisation – læs mere om  standardisering >

Flexkoms modenhedstrappe udtrykker meget tydeligt, hvorfor evne til “standardisering” er afgørende for at komme op i “forbedringshjulet” (og væk fra hamsterhjulet):

Læs mere om den organisatoriske modenhedstrappe >

Læs de 6 krav til at en standard har effekt >

I indlægget om de 6 krav er vi også inde på “den gode standard/arbejdsbeskrivelse”. Her nævnes de 4 medier man kan anvende – i prioriteret rækkefølge:

1. Video
2. Billeder
3. Flow-diagrammer
4. Tekst

Læs mere om en god standard >

Kendetegn ved en god standard?

Følgende kendetegn gælder for en god standard:

• Standarden skal have det nødvendige omfang, detaljeringsniveau og længde (rette vejbredde), så en person med de nødvendige grundlæggende kompetencer inden for faget, kan gennemføre opgaven inden for den målsatte tid og uden fejl.
• De grundlæggende faglige kompetence inden for faget forudsættes – og skal derfor ikke inkluderes i standarden. Eksempelvis hvordan man åbner et regneark, bruger et eksisterende IT-system osv.
• Kommunikerer visuelt når muligt. Eks. print screens (skærmbilleder), flowdiagrammer, tabeller, billeder (eks. et lokale), video osv. Billeder siger mere end 1000 ord…
• Er så kort som muligt. Brug gerne punkopstilling i tekster.
• Gennemlæses og opdateres minimum én gang om året. Gerne af en anden person end den normale bruger af standarden.

Krav til at en standard virker?

Følgende minimumskrav gælder for, at en standard virker:

• Der skal være én best practice. Ikke mange standarder…
• Der skal være ejerskab til den pågældende best practice (Q x A = E (involveringsformlen)).
• De skal være kendte (træning) og let tilgængelige (se nederst i indlæg om tilgængelighed)
• Ledelsen skal være rollemodeller.
• Medarbejdere der følger best practice skal anerkendes af ledelsen – så andre bemærker det.
• Medarbejdere der ikke følger best practice skal ”slå sig” – få feedback på den uønskede adfærd.

Læs mere om standarder i Lean

Læs mere om standarder og fastholdelse af Lean-forbedringer >
Se hvordan man laver en standard/arbejdsbeskrivelse på 30 minutter >

Eksempel på en standard

Her et eksempel på en standard. Vi anvender typisk flowdiagrammer (vandret eller lodret) fordi det er hurtigere at læse og samtidigt giver overblik over ansvarsskifte. Flowdiagrammer kan laves i Visio, Powerpoint eller i Word (der findes også specialprogrammer (eks. eVSM)).
Under flowdiagrammet er plads til uddybende tekst. Men kun til de relevante kasser.

Standarder på 30 minutter

Desværre kan vi bruge alt for meget tid på perfekte standarder – her et tip til at lave standarder på 15+15 minutter >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom