5S i Lean Administration – Kosmetik eller Effekt?

Som Lean-konsulent møder jeg mange organisationer, der har påbegyndt Lean i administrationen. Blandt disse har en del taget fat i 5S som det første (læs mere om 5S system og orden).
Og de har ikke bare taget fat i 5S, de har konkret adresseret 5S i forhold til skriveborde, reoler, mapper osv. Fokus er på det visuelle i 5S.
Det ærgrer mig MEGET, at Lean i administrationen starter på denne måde. Lad mig forklare!

Hvad har jeg set af eksempler på 5S i administrationen

Indsatsen i mange organisationer har ofte været noget i retningen af:

• At rydde op i reoler og mapper. Jeg har hørt om medarbejdere, der har brugt flere dage på at sortere i deres mange mapper.
• At skifte mapper ud så de har samme farve.
• At skifte rygmærker ud så de er ens.
• At rydde op på skriveborde.
• Måske tage billeder af skriveborde, så der er en ”standard”.
• At rydde op i skufferne. Nogle laver eks. en standard for, hvad der må ligge i skufferne af kuglepenne osv.
• Andre laver også en standard for, hvad der må stå på skrivebordene. Eks. af private fotos.
• Jeg har også set eksempler på, at man har mærket op med dymo på skrivebordene, hvor kaffekoppen osv. skal stå…
• Nogle har også indført en ”audit” på kontorer – og folk med et papir på bordet, som ikke fremgår af ”standarden” – de får en dårlig score.

5S Lean Administration – Dymo-nificeringHvad siger folk til ovenstående?
De naturlige ordensmennesker kan typisk godt se fidusen. De kan måske godt synes, at det går lidt for vidt. Men de er ikke skræmt af indsatsen.
De naturlige rodehoveder er totalt rystede. De synes det er latterligt.
Uanset hører man ofte mange negative eller latterliggørende udtryk om Lean:

• ”Lean handler bare om at rydde op”.
• ”Er I også snart færdige med at rydde op…jeg mener – Lean”.
• ”Nu har vi i hvert fald ikke mere tid til Lean”.
• ”Lean = Dymonificering”.
• ”Lean er bare oprydning i mapper og blanke skriveborde”.

I min verden har ovenstående ikke noget med Lean at gøre!

I min optik så handler ovenstående om kosmetik. Altså en standard for, hvordan et kontor skal se ud. Det kan være, at man har mange gæster eller bare gerne vil udstråle orden. Hvilket absolut også er ok. Men det har ikke noget med Lean at gøre. Det er kosmetik!
Når kosmetik og Lean blandes sammen, så får Lean et meget dårligt rygte. Og det er bare så mega mega ærgerligt! Hvis man ønsker orden og ryddelighed på et kontor. Så kald det venligst “orden og ryddelighed”. Ikke “Lean”!

Ovenstående indsats giver næppe mindre spildtid. Faktisk vil Lean sige, at det giver ekstra spildtid!

• Nu skal man helt hen til mapperne for at se, hvilken man skal have fat i. I Lean ville man sige, at mapperne bør have forskellige farver opdelt i relevante kategorier. Så kan du gå direkte til eks. de grønne mapper.
• De naturlige rodehoveder har ofte blot klappet hælene i, og lagt deres bunker af papirer ind i et skab. Så nu kan de ikke bare tage papirerne foran sig. De skal over i reolen. Mere spildtid.
• Sortering kan gøres smartere. Hvis man har 20 mapper man er i tvivl om. Så sæt dem i et karantæneområde (opmærket). Hvis de ikke har været i brug om 1-2 år. Så anvendes de nok ikke…

Det helt store problem er nu, at man forhåbentlig gerne vil i gang med næste skridt på Lean-rejsen i administrationen. Men gider folk mere Lean?

Hvad er så Lean i administrationen?

Lean i administration er MEGET mere end ”Glansbillede-5S” – som jeg kalder det.

Lean i administration er:

• Værdi og spild:
  Først og fremmest handler Lean om, at skabe en kultur hvor man har kunden i centrum. Også de interne kunder. Alene fokus på kundeværdi og spild skubber meget til kulturen! Læs mere om kundeværdi og spild.
• Feedback:
  En vigtig del af Lean i administrationen er, at give feedback til kolleger. Vi giver ofte feedback – blot ikke til den rigtige person. Forestil dig, at en kollega skriver alenlange referater fra møder. Alle irriterer sig over det. Men ingen siger det direkte til vedkommende. Er man så en god kollega? Har man ikke pligt til at stoppe spild?
• Kommunikationsaftaler:
  Den første indsats ift. spild i administrationen er ofte en eller anden form for kommunikationsaftale. Den skal både omhandle emails, møder, forstyrrelser generelt, chat, telefoni osv. Her er ofte meget spild, fordi vi ikke har en fælles opfattelse af eksempelvis “hvad er en god email”. Læs mere om “kommunikationsregler/møderegler“.
• 5S:
  Ja, 5S kan faktisk godt anvendes i administrationen. Og der kan godt være rationale i, at mærke op på skabe osv. Jeg opfordrer altid til, at man starte 5S med fokus på ”fælles viden”. Dvs. at gøre relevant fælles viden tilgængelig. Det kan være filer, mails, papirer, data osv. Her er der ofte meget at hente. Læs mere om 5S i Lean administration.
• Værdistrømsanalyse:
  Et af de absolut stærkeste værktøjer i Lean. Arbejdsgange kan ofte forbedres med minimum 20% procestid og 50% gennemløbstid. Læs mere om Lean værdistrømsanalyse i administration.
• Best practice:
  En vigtig del af Lean er standardisering. Uden en fælles standard for en proces, kan vi hverken problemløse eller forbedre den. Best practice kan være et tjekskema, en skabelon, en procesaftale osv. Læs mere om best practice.
• Problemløsning:
  Vi er ofte gode til brandslukning. I Lean jagter vi en mere systematisk tilgang til at fjerne problemer. Så de ikke opstår igen. Her bruger vi PDCA-cirklen og problemløsningsværktøjer.
• Kaizen forbedringstavle:
  I de organisationer hvor man søger en Lean kultur, der kan man ikke komme udenom en eller anden form for forbedringstavle. Eller Kaizen-tavle. Her er alle forpligtet til at bidrage og komme med problemstillinger/forbedringsforslag. Læs mere om Kaizen forbedringstavler.
• Mål og målstyring:
  Lean skal ikke føre os i en “tilfældig retning”. Ledelsen skal vise, hvad man ønsker at få ud af Lean-processen. Det sker ofte og bedst via nedbrydning af mål. Og gerne mål der hænger på forbedringstavlen. Læs mere om Lean og målstyring.
• Kompetencearbejde, udjævning og sårbarhed:
  Vi arbejder ofte også med kompetencestyring, planlægningstavler og udjævning. Kompetencestyring er ofte på et tidligt stadie i Lean, fordi vi ofte er meget sårbare når det gælder viden og kompetencer i administrationen.
• Lean Ledelse:
  Er afgørende for succes med Lean. Uden en rollemodel der både anerkender ønsker adfærd og udviser konsekvens over for uønsket adfærd – så kommer vi ikke ret langt. Det er også vigtigt, at der er konsensus i ledergruppen og at man har en strategi for at hjemtage gevinsten med Lean. Læs mere om Lean ledelse.

Læs mere om 5S

Læs mere om 5S system og orden >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom