Ugentlig måling – og action på – trivsel!?

Kan man måle på trivsel – og foretage action herpå – hver uge?
Ja!
Og i Lean er det oplagt, at kombinere det med Kaizen forbedringstavlerne – og lade trivsel være en del af Kaizen-forbedringsmøderne.

Vi kalder det “ugens feedback”

Trivsel er efterhånden et slidt ord. Derfor kalder vi processen for “ugens feedback”. Har du oplevet noget, som giver anledning til feedback til dine kolleger?

Den anden dag hørte jeg om en lignende proces. Her kalder de processen for “en sten i skoen”. Formålet er det samme – det som irriterer, det gør vi noget ved – sammen!

“Ugens feedback”, “Trivsel” eller “Sten i skoen”…målet er det samme!

Uanset hvad I kaldet det, så er målet det samme: At fjerne hindringer for gode processer og en super god arbejdsdag!

Metoden er typisk også mere eller mindre den samme. Her et bud på en proces – som vi oplever virker godt.

Eksempel på “ugens feedback” på en Kaizen-tavle

Eksempel på måling.

Foto viser en typisk Kaizen forbedringstavle med mål, forbedringsforslag, prioritering, opgaver og opslag. Det ekstra er feltet med de mange magneter. Her markeres “ugens feedback” hver uge via røde, gule og grønne.

Zoom på “trivselsmåling” eller “ugens feedback”. Før hvert møde flyttes en grøn, gul eller rød magnet over til højre side af feltet.

Den fysiske proces er:

• Inden hvert Kaizen møde (hver uge) skal medarbejderne markere “ugens feedback” med én af de 3 farver (kan også bare være to farver – grøn og rød)
• Reglerne for de enkelte farver er forskellige…eksempel med 3 farver:
  Grøn = Jeg haft en god uge – uden relevant feedback (den kedelige mangnet :-))
  Gul = Jeg har haft en god uge – og har noget feedback jeg gerne vil sige
  Rød = Jeg har haft en presset uge – og har noget feedback
• Sidste punkt på hvert møde er kommentarer fra de røde, kommentarer fra de gule og kommentarer fra minimum én grøn

Den reelle proces er derudover:

• Det er vigtigt, at alle gule og røde markeringer og kommentarer bliver taget seriøst. Det betyder bl.a. at alle har et medansvar for, at der kommer forbedringsforslag ud fra de gule og røde magneter.
• Her spiller lederen en stor rolle – bede om – og opfordrer til forbedringsforslag ud fra trivselskommentarerne på mødet. Og hvis der så ikke kommer noget – så påpege det. Lederen må selvfølgelig også komme med forslag.
• Et god idé er her, at ordstyreren på mødet omgående skriver medarbejdernes kommentarer til trivsel på forslagssedler/posts-its. Så bliver kommentarerne ikke glemt, men omgående omsat til forslag til næste Kaizen møde. Det virker! Så lytter vi til medarbejdernes feedback/trivsel – og gør noget ved punkterne!

Den gode proces – kort

Ganske kort – den proces vi oplever er bedst – er:

1. Inden møde ved forbedringstavlen skal alle i afdelingen flytte en grøn eller rød magnet (evt. grøn, gul eller rød)
2. Mødet afvikles med de sædvanlige punkter – opfølgning, fremdrift på opgaver og prioritering af nye forslag (og forslag fra “ugens feedback” i sidste uge)
3. Ugens feedback – kommentarer siges
   Mens kommentarerne siges, så skriver en relevant person punkterne på en postit -og hænger dem straks på tavlens “forslagsfelt”
4. …der går en uge (hvis det er frekvensen imellem jeres møder) – helst ikke længere, så viden holdes varm
5. Nu er det tid til et nyt møde – punkt 1-3 gentages
   Under punkt 2 medtager man nu de forslag/sedler, som blev skrevet under “ugens feedback” i sidste uge (her kan forslag evt. tages ned, hvis de alligevel ikke er relevante)

Ovenstående proces virker godt.

Regler for måling af medarbejdertrivsel i en Lean proces

Der bør laves regler for “ugens feedback”, “målingen af medarbejdertrivsel” – eller hvad jeres overordnede budskab er.

Eksempler:

• Brok i løbet af ugen > skal på tavlen. Hvis det ikke siges i “ugens feedback” – så drop det! Lav gerne reglen, at “Hvis det ikke italesættes – så eksisterer det slet ikke”
• Så længe en medarbejder ikke har sat en magnet på tavlen og kommenteret denne – så er det medarbejderens eget problem. Så snart man har nævnt en problemstilling, så er det alles ansvar at gøre noget ved det
• Fordi man sætter en rød magnet på, så er det ikke ensbetydende med, at man er lav på trivsel. Man har måske “blot” haft en negativ oplevelser omkring en proces, et møde eller hvad det nu er. En oplevelse som skal frem i lyset.
• Der er tale om en arbejdsrelateret feedback/måling af trivsel. Det private bør holdes udenfor. Men reelt smelter de to ting selvfølgelig sammen. Og ofte kan man også hjælpe med dårlig trivsel på den private front. Hvis en kollega eks. er stresset på hjemmefronten, så giver det anledning til arbejde med best practice, krydstræning og udjævning af arbejdsbelastningen.
• Og så må man naturligvis altid gå til nærmeste leder. Mødet ved tavlen er ikke det eneste sted, hvor man kan udtrykke sin trivsel.
• Den viden som leder og kolleger får om en kollegas trivsel, må på ingen måder misbruges eller føre til mobning. Det er set!
• Kritiske punkter fra målingen må ikke efterlades i mere end eks. 3 dage. Dvs. at hvis der kommer noget ”slemt” på tavlen, så er det ikke sikkert at det kan håndteres på stedet pga. tid i kalenderen. Men så skal lederen indkalde til møde inden for 3 dage hvor det skal tages op.
• Røde og gule magneter skal/bør føre til forbedringsforslag.
• Det vigtigste er ikke magnetens farve – det vigtigste er, at det bliver sagt!

Krav til succes

Målingen kræver stor tillid i gruppen.

Pas på med at måle på resultatet af “ugens feedback” eller “trivsel”. Hvis man eks. giver 3 point til grøn, 2 til gul og 1 til rød. Så kan et måltal på eks. 2,6 (gennemsnit) føre til, at man ikke tør markere sin reelle trivsel. Og det er jo ikke målet!

Man bør måske overveje ikke at bruge ordet “trivsel” – måske mere “arbejdsrelateret temperaturmåling”, “ugens humørbarometer”, “ugens feedback”, “ugens kommentarer”, “sten i skoen” eller bare “temperaturen”?

Desuden er det et krav til succes, at lederne håndterer processen godt. Ikke noget med at mobbe, ignorere, nedprioritere… (det er set – desværre…).
“Ugens feedback” tager ikke ledelsesretten og mandatet fra lederne, men omvendt skal en leder ikke “slagte processen” ret mange gange…

Hvis det beskidte vasketøj ikke kan komme til tørre, så bliver det blot en pseudoproces! 

Virker det?

Ja, det gør det!

Først og fremmest fjerner målingen spild! For mange gange skyldes dårlig trivsel – spild! Dermed får vi bedre trivsel – og alle har et ansvar!

Et par eksempler fra den virkelige verden:

• En medarbejder sætter en rød magnet på tavlen. Kommentar: Jeg sidder igen med valutakassen (økonomi) – men det kan vi jo ikke ændre på. Samtidigt bliver der taget notater på en post-it > forslag til næste møde. Her prioriteres opgaven og behovet for valutakassen debatteres. Det ender med, at den fjernes. Dette forslag var aldrig kommet frem i en klassisk Kaizen proces.
• En medarbejder sætter en rød magnet på tavlen. Kommentar: Jeg sidder med “kommentering af prototyper – men jeg ved, at de ikke bliver brugt”. Samme proces som ovenstående…

Vi oplever ofte, at det netop er “ugens feedback”, som organisationen tager bedst imod i starten af en Lean-proces. Og så understøtter fokus på trivsel også Flexkoms målsætning om, at Lean skal være win-win-win – for medarbejderne, for organisationen og for kunderne!

Og vi har dokumenterede resultater på, at den øgede fokus på trivsel hver uge også kan ses i den årlige trivselsundersøgelse!

Vi har oplevet, at den ugentlige måling reelt bliver “ringere og ringere”. Det skyldes ikke en ringere trivsel, men at grænserne for gule og røde magneter flytter sig. Folk bliver mere opmærksomme på små ting som irriterer – og som skal siges på det næste møde.

Alternativ brug af grøn, gul og rød

Andre vælger en anden opdeling:
– Grøn = Har set spild, som personen mener at man også kan fjerne.
– Gul = Har ikke set spild en hel uge…
– Rød = Har set spild, men personen dog ikke mener kan fjernes… Kan give anledning til en god snak.

Vi har erfaring med begge ovenstående brug af farver. Den sidste målemetode er faktisk meget effektiv – og sætter tanker i gang. Man vil jo nødigt være gul…

Omvendt kan den sidste måling måske begrænse forslag som de to nævnte eksempler ovenfor. Ville man sætte en grøn eller rød på tavlen – hvis man sad med valutakassen?

Kan “ugens feedback” bruges til måling af medarbejdertrivsel?

Ja – som du allerede kan se i teksten, så veksler det lidt imellem feedback og trivsel (afhængig af organisation). Så hvis I kalder punktet på tavlen for “medarbejdertrivsel” – så kør!
Og husk – pas på med at måle på trivsel – se ovenfor!

eNPS og “ugens feedback”

eNPS er en score på medarbejdernes loyalitet over for organisationen. Ugens feedback kan ikke erstatte en eNPS score, men der er ingen tvivl om, at en proces som “ugens feedback” kan påvirke en eNPS positivt.

Alternativ skala for trivsel

Jeg så lige denne gode illustration af en trivselsskala – fra RIP til Ole Henriksen :-)

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom