Lean kan medføre stress

De fleste har efterhånden hørt om medarbejdere der er gået ned med stress pga. Lean. Bl.a. har man på 3F.dk tidligere kunne læse om medlemmer der rammes af stress under en Lean-proces. Prøv at søg på “3f lean” i en søgemaskine.

Det er meget uheldigt når medarbejdere når så langt ud, at de går ned med stress. Det koster virksomheden mange penge, men værre er det, at disse personers fysiske og psykiske helbred er på spil og deres kolleger skal løbe stærkere med øget risiko for at de ryger samme vej.

Hvad skaber stress under en Lean-implementering?

Der er nogle grundlæggende punkter der er med til at skabe en stresset Lean-implementering. Det er min erfaring, at følgende punkter er de hyppigste årsager til stressede medarbejdere:

• Hurtigere implementering end organisationen kan bære
  • Hvis man forsøger at implementere Lean hurtigere end folk kan nå at lære de nye metoder og uden at medarbejderne når at finde en hverdag inden de næste forandringer, ja så øger man sandsynligheden for at få stressede medarbejdere.
• Lean uden indflydelse
  • Hvis man forsøger at implementere Lean med ”ideer fra eksperter” uden at lytte til medarbejderne, ja så øger man sandsynligheden for stress. Ikke mindst fordi man sandsynligvis begår mange fejl uden at lytte, men også fordi medarbejderne oplever en forandring de ikke har indflydelse på. Tænk hvis nogle grundlæggende ændrede din hverdag uden at spørge dig om dine ønsker og inputs?
• Implementering uden information
  • Hvis man forsøger at implementere Lean uden at give en grundig information om baggrunden og uden at informere om konsekvenserne, ja så øger man sandsynligheden for stress. Et af målene med Lean er ofte at øge produktiviteten. Hvis organisationen ikke kan udnytte produktivitetsstigningen til vækst, ja så får man kun en økonomisk gevinst ved at reducere i antallet af medarbejdere. Her har medarbejderne krav på information om organisationen formål med Lean – og evt. fremgangsmåde for reduktion. Husk – at forandringer kræver ekstra ressourcer og at fyringer aldrig fremmer motivationen.
• Ændringer uden belønning
  • Hvis man forsøger at ændre medarbejdernes måde at (sam-)arbejde på, uden at man samtidig tilpasser løn-systemet så det belønner den ønskede adfærd, ja så øger man sandsynligheden for stress. I Toyota er man meget imod belønningssystemer, fordi det hæmmer en kultur hvor man tør udfordre vaner og plejer.

Lean på den rigtige måde

Menneskets natur er grundlæggende imod forandringer. Sådan er det. Derfor er det vigtigt at have dette udgangspunkt når man starter en forandring. Ikke at man skal holde igen med de nødvendige forandringer, men man skal huske at medarbejderne en skeptiske fra starten. Det er meget vigtigt at tænke igennem hvilke motivationsfaktorer der gør sig gældende ved den aktuelle forandring. Grundlæggende skal en ledelsen tænke mange spørgsmål igennem inden en forandring igangsættes. Her taler vi om punkter som:

• Hvad er målet med forandringen?
• Hvordan skal den nye situation (visionen) kommunikeres, af hvem og hvornår?
• Informationsindhold, -medie, -mængde, -frekvens og –niveau?
• Hvilke standarder, systemer og strukturer skal tilpasses (ex barrierer)?
• Hvordan håndteres modstand mod forandring? Hvor kan medarbejderne få lov at tale ud og hvordan struktureres inputs? Hvordan håndteres sabotage?
• Hvordan håndteres overskydende medarbejdere (hvis det forekommer) som følge af forandringen?
• Hvor lang tid har vi til forandringen og hvor lang tid vil vi bruge på forandringen?
• Hvem skal stå for forandringen? Har vi gode forandringsledere eller skal vi uddanne eller ansætte?
• Hvor og hvordan starter vi?
• Hvordan kan vi bruge kurser og uddannelse af vores medarbejdere i forandringsprocessen? Hvem skal stå for kurser og uddannelse?
• Hvordan sikres det, at vi løbende lærer at processen og hvordan får vi læringerne med i forandringsprocessen?
• Hvordan forankres forandringen? Målinger?

Lean afhjælper stress

På flere områder er Lean – på den rigtige måde – faktisk med til at afhjælpe stress i en organisationen:

• Mange af de punkter som vi kalder “spild” i Lean, er punkter som skaber dårlige arbejdsdage. Kender du selv situationen, hvor du kører hjem fra arbejde, og du reelt ikke kan huske om de har lavet noget? Dagen er gået med møder, søgetid, afbrydelser, brandslukning osv. Men intet værdiskabende. Erfaring viser, at der er en klar sammenhæng imellem Lean (på den involverende måde) og forbedret trivsel.
• Lean kigger også meget på sårbarhed. Mange organisationer er meget personafhængige på mange poster. Det kan give stress og dårlig trivsel. Nogle få ser det dog som jobsikkerhed. Men for de fleste, vil de forbedre trivslen, at de ikke skal knokle med en fuld mailbox.
• I en del produktioner – og nogle få administrationer – har man implementeret et dagligt planlægningsmøde. Hvem gør hvem? Hvem er belastet? Hvem kan hjælpe? Det giver en hel anden holdånd og fællesskab.
• Implementering af en forbedringstavle (Kaizen) kan også styrke trivslen. Ikke mindst hvis man tilføjer en “ugens feedback” til tavlen/processen.
• I en produktion kan vi desuden opleve følgende:
• Ensidigt gentagende arbejde i store serier fjernes, da man med Lean kører med meget mindre seriestørrelser og med jobrotation – enten ved at den enkelte er ansvarlig for at gøre emner færdige over flere processer eller ved at medarbejderne over en arbejdsdag roterer mellem pladser.
• Uhensigtsmæssige arbejdsforhold fjernes ikke mindst med 5S, hvor værktøjer og emner placeres indenfor normal rækkevidde.
• Mange løft reduceres med flow, hvor varer i højere grad selv flytter sig mellem processer, frem for at blive lagt i kasse, taget op af kasse, lagt i kasse osv.
• mm.

Lean på den hårde måde kan være nødvendigt

For nogle organisationer i krise, kan den hårde metode være nødvendig. Her har man behov for hurtige gevinster og kan ikke vente på at de fleste af medarbejderne er med. Så er der ingen vej udenom en tidspresset forandring, men selv i disse situationer kan ledelsen med fordel tænke ovenstående spørgsmål igennem.

God fornøjelse med implementering af Lean – uden stress

Links til relevante indlæg

Dette indlæg er skrevet i relation til indlægget om kritisk litteratur på Dansk Lean Forum.
Læs indlæg om kritisk Lean-litteratur

Dansk Lean Forum har tidligere skrevet om forandringsprocessen ved Lean. Læs bl.a. om:

• Sådan kan Lean bidrage til bedre trivsel
• Typiske fejl ved implementering af Lean
• Befinder I jer i hamsterhjulet eller forbedringshjulet?
• Se alle indlæg om implementering af Lean

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom
Flexkom – Lean kurser, Lean værktøjer, Lean konsulenthjælp >