5S er svær at implementere og fastholde

Når man første gang hører om værktøjet “5S” kan værktøjet virke meget simpelt. Men hvis man så prøver at implementere 5S, vil man opdage, hvor svært det er at implementere og – ikke mindst – hvor svært det er at fastholde et højt 5S-niveau.

5S handler om at skabe system og orden i viden, data, på kontoret, i biler eller i en produktion.

Links

Nedenstående handler mest om 5S i produktion. Alternativt vælg et af følgende indlæg:
Introduktion til 5S i administration/produktion >

Læs vores ordnede introduktion til 5S i administration/produktion – inkl. faldgruber, eksempler, standarder, fastholdelse >

Om Lean i administrationen:

• Læs et længere indlæg om succes med 5S i Lean Administration >
• Læs om 5S i Lean Administration >
• Lean i administrationen handler ikke kun om orden på skriveborde >
• Undgå “Glansbillede-5S” – med billeder >

Læs også om Lean og 5S i biler >

5S i produktion i korte træk

5S står i korte træk for:

1. Sortering. Alle værktøjer, emner osv. sorteres i hvad der bruges og hvad der ikke bruges.
2. System. De værktøjer og emner der bruges skal have et “hjem”. Dvs. at der fastlægges en fast opmærket plads til alle værktøjer og emner. En del af system er også, at gulv mærkes op til paller, gange mm.
3. Systematisk rengøring. Der aftales procedurer for rengøring og aflevering af en arbejdsplads. Systematisk rengøring handler også om, hvor lang tid der må gå fra rod til ting er sat på plads. Eks. når varer er kommet hjem på et lager.
4. Standardiser. Der aftales standarder for hvordan arbejdspladser er indrettet og hvordan arbejdspladser skal se ud ved arbejdstids ophør.
5. Selvdisciplin. Man bør igangsætte løbende audit af 5S, så niveauet fastholdes og forbedres. Audits kan med fordel gennemføres af operatører. Selvdisciplin handler om, man virksomhedens medarbejdere ikke holder et højt 5S-niveau pga. ex. audits, men fordi de gerne vil have en god arbejdsplads.
   Selvdisciplin handler ikke kun om fastholdelse. Det handler også om, at hvis man ser en mulighed for forbedring af 5S, så skal man sige det.

“5S handler ikke blot om at rydde op – det handler om at skabe en bedre og sundere arbejdsplads!”

De største udfordringer ved implementering af 5S

Nogle af de store udfordringer er:

• Den største udfordring er ofte kulturelt. Hvis det er normalt at “langtidslåne” værktøjer hos hinanden og accepteret at der bruges tid til at lede efter værktøjer og emner, ja så er det en meget stor omvæltning af implementere 5S. 5S kræver en god disciplin!
• I mange virksomheder er værktøj personligt. Dvs. at den enkelte operatør og vedligeholder har deres egen værktøjskasse/vogn som de tager med rundt og som de låser ned efter arbejdstid. Med 5S er værktøjer ikke længere personlige men maskin/proces-afhængig. Dvs. at værktøj til en bestemt maskine hænger ved den pågældende maskine.
• I mange virksomheder er det chefer der er rundt at låne værktøjer hos maskiner. De skal lige låne til… Men det er vigtigt at ledelsen viser synlig ledelse (rollemodel) og altid leverer tilbage efter brug. Det samme med eks. udviklingsafdelinger hvor man ikke har værktøj på kontoret. Her kan det være en god løsning at opsætte en værktøjstavle med det værktøj der anvendes i sådanne afdelinger.
• Det er også en udfordring ved 5S at vi ser forskelligt på “system og orden”. De naturlige ordensmennesker tænker “selvfølgelig” om 5S – og de naturlige rodehoveder tænker “skal vi arbejde eller rydde op”?
  For at imødekomme udfordringen med ordensmennesker og rodehoveder, så bør man definere et fælles niveau – en standard for 5S. Hvad er 5S for os?
• Og så er ledelsen typisk også en udfordring. Gå forrest, være rollemodel og udvise konsekvens er typiske udfordringer!

5S kræver ressourcer

Det kræver faktisk store ressourcer i en produktion at implementere 5S.

• Der skal først og fremmest være en driver af processen. Altså én person der kan planlægge, præsentere 5S og være indpiskeren på de afholdte 5S-events. Der bør samtidig implementeres et 5S-audit system, så niveauet fastholdes og forbedres løbende. Det kræver ressourcer at implementere audits og deltage i audits indtil 5S-patruljen er kørende.
• Afhængig af 5S startniveauet skal der være ressourcer i metodeafdelingen til at gennemføre 5S. Til at få lavet værktøjstavler, flytte maskiner/borde, trække ledninger mm.

Anbefaling:

• I Flexkom har vi gode erfaringer med, at “spise elefanten i små bidder”. Så i stedet for de store 5S-events, så lav en simpel 5S-tavle og lav 2-3 5S forbedringer per uge. Det kræver ikke at produktionen lukkes ned. Samtidigt kan de naturlige rodehoveder få 5S ind i små spiselige bidder.

Resultater med 5S i produktionen

Er man i stand til at opnå et højt niveau af 5S, får man en række fordele:

• Bedre ergonomi. Arbejdspladserne er uden unødvendige værktøjer og andre ting. Rækkeafstande er minimerede.
• Sikkerhed. Ved at fjerne unødvendige ting fra arbejdspladser og gulv øges sikkerhedsniveauet på arbejdspladsen.
• Kvaliteten hæves. Med 5S sikres det, at de nødvendige værktøjer altid er på den enkelte arbejdsplads. Dermed sikres det, at arbejdet altid udføres med de rigtige værktøjer/det rigtige udstyr. Før 5S havde man måske tendens til, lige at tage en skruetrækker der kunne udføre opgaven.
• Tidsbesparelse. Uden 5S vil medarbejdere altid rette på en arbejdsplads når de overtager den – ved jobrotation, ved skiftehold mm. Der er samtidig en stor tidsbesparelse ved, at der ikke længere skal søges efter værktøjer, emner mm. Med 5S skal alle blive enige om udseendet på en arbejdsplads. Dermed standardiseres det hvor ting og værktøjer skal stå.
• M.fl.

HUSK!

…at 5S mange steder er fortløberen for Lean! Har organisationen ikke disciplinen til 5S, skal man ikke begynde at implementere arbejdsbeskrivelser, Kanban lagerstyring, flow, planlægningstavler osv.

Læs mere om 5S

Der er mange indlæg om 5S på Dansk Lean Forum. Læs vores overordnede indlæg og følg links derfra: Lean og 5S >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom