Hvordan starte en Lean-rejse i det administrative område?

Et spørgsmål vi ofte bliver stillet i Flexkom. Derfor vil jeg dele en case med jer – et eksempel på, hvordan en Lean-rejse kan starte. Fremover vil vi løbende dele cases med jer – virkelighedsnære fortæller om Lean fra danske organisationer.

CASE: Igangsætning af Lean i administrationen

En organisation er godt i gang med Lean i produktionen. Nu vil de gerne i gang i administration. Dvs. at Lean skal sættes i gang i salg, udvikling, HR, planlægning, indkøb, økonomi m.fl.

Strategi for Lean i administrationen

Strategien er i første omgang at få en god start. At få alle ledere og medarbejder til at se lyset i Lean. Inden starten var der en høj grad af skepsis i forhold til Lean på det administrative område (kendetegner desværre mange – man giv det chancen – kontakt Flexkom :-)).

Indskudt sætning :-) Vi startede vores workshop med en brainstorm på spild målrettet administration – der kom mange eksempler på under 5 min – det sænker altid paraderne lidt :-)

Derfor valgte man en strategi, hvor man ikke vil starte med en stor fælles rejse, men hvor man i stedet vil søge en høj grad af “lokal Lean i alle afdelinger”. Dvs. at den enkelte leder selv måtte definere en Lean-rejse for egen afdeling.

Fordele ved denne strategi:

• Vigtigste af alt, så målrettes Lean til de lokale strategiske udfordringer i hver afdeling – kan være alt fra personafhængighed, gennemløbstider, trivsel, kundeservice (internt eller ekstern), variation osv.
• Stor grad af ejerskab til Lean – ikke “tvunget til noget tværgående” Lean
• De første resultater kommer hurtigere

Ulemper:

• I Lean vil vi gerne arbejde med flow – men her kan det ende i suboptimering. Strategien er dog senere, når alle er blevet glade for Lean, at så skal der igangsættes en tværorganisatorisk Lean-rejse.
• Man får ikke fat i de gode og meget effektive værktøjer inden for standardisering af kommunikation og fælles viden. Dvs. aftaler om møder, mails, forstyrrelse og eks. fælles filer. Her er ofte markante gevinster at hente. De må komme senere.
• Der kan komme stor variation i arbejdet med Lean – nogle bliver vilde og andre vil måske slet ikke (kan være lidt for frivilligt). En variation som også senere vil tage tid at rydde op i.

Metode til igangsætning af “lokal Lean”

Når Lean ikke startes som en fælles rejse, så skal den enkelte leder selv definere egen rejse.
Til det formål bruger vi samme metode, som med den fælles rejse. Blot med den forskel, at der ikke arbejdes på én fælles planche, men på individuelle sedler.

Vi arbejder, som altid, ud fra “hvad fra Lean kan hjælpe til at lukke nogle strategiske gab” – altså sikring af, at vi vælger værktøjer og metoder ud fra strategisk behov og ikke ud fra ønsker, ideer, erfaringer osv.

Kort om indholdet på workshoppen – i grove træk:

1. Hvad er Lean – brainstorm på spild – work smarter
2. Definer dine strategiske gab i egen afdeling
3. Enkeltvis præsentation af værktøjer og metoder – modenhedstrappen, best practice, værdistrømsanalyse, Q-ROC, kompetencestyring, planlægning, problemløsning, Kaizen forbedringstavler, mål, forandring og ledelse
4. Lægge endelig plan – hvilke værktøjer og i hvilken rækkefølge

Hver leder sidder så med sit eget ark og udfylder i løbet af workshoppen:

Gennemgangen af værktøjer og metoder sker selvfølgelig på flipover – giver meget mere levende og involverende undervisning

Alternativet er ofte en “fælles proces”

Topledelsen laver den samme øvelse – blot for hele organisationen. Derefter nedbrydes processen i værktøjer, mål, kompetencebehov osv.
På en fælles Lean-rejse kan der også være en “aftalt grad af frihed”. Eksempelvis i valget af værktøjer, design af tavler osv. Her kombineres styrken ved de to processer.

Læs mere om “Case: Opstart på en fælles Lean-rejse” >