Intro værdistrømsanalyse (VSM/VSA)

I en værdistrømsanalyse analyserer vi en arbejdsgang – typisk på tværs af flere funktioner. En værdistrømsanalyse kaldes også for VSM (Value Stream Mapping) eller VSA (Værdistrømsanalyse). Læs mere om værdistrømsanalyse i Lean >

Den “teoretisk korrekte” fremgangsmåde

Den teoretisk korrekte fremgangsmåde er:

1. Optegnede det nuværende flow – Current State
2. Definere det optimale flow – Moon Walk (har flere betegnelser)
3. Fastlægge det realistiske fremtidige flow – Future State

Men…hvad er så den praktiske fremgangsmåde?

Ovenstående proces kan på flere måder være en sund proces. Men også en meget tidskrævende proces! Og i Lean skal vi jo gerne fjerne spildtid, så vi oplever i Flexkom, at vi godt kan “sprinte” os frem til super gode løsninger – uden alle 3 trin.

Vores overordnede anbefalinger er:

• Drop ”current” hvis der er mange versioner og også gerne hvis den er ”uoverskuelig”
• Drop ”future” hvis den er underordnet
• Gå kun en ”moon walk”, hvis målet kræver det
• Og så anbefaler vi altid, at man gennemfører en VSA som en sprint – hvor man holder processen varm og straks finder løsninger – læs mere om værdistrømsanalyse som sprint >

De 3 første punkter er uddybet nedenfor.

Se videoer af værdistrømsanalyse

Inden du læser videre – til info – så har vi lavet to videoer af hhv. værdistrømsanalyse til administration og produktion >

Uddybning: Drop ”current” hvis der er mange versioner og også gerne hvis den er ”uoverskuelig”

Cases fra den virkelige verden:

• Vi skulle facilitere en værdistrøm på en proces i en udviklingsafdeling (administrativ metode). Der var 8-10 udviklingsfolk til stede. Og alle gjorde de tingene forskellige i dag. Så hvad ville der ske, hvis vi kortlagde deres “Current State”? Ja, vi ville få mange “Current States…”. Derfor gik vi direkte til “Future State”.
• Vi skulle facilitere en værdistrøm for håndtering af tilbudsprocessen og ordrehåndtering – indtil produktion (også en administrativ proces). Her var der måske ikke mange versioner, men der var rigtig mange meninger og der var mange små “personlige løsninger” – som gav mange små afstikkere i processen. Så her valgte vi igen, at gå direkte til en “Future State”.

Fordele ved at gå direkte til Future State

• Vi oplever, at vi får en mere positiv dialog og proces – mere løsningsorienteret end debatter om “hvem der har ret”
• Og dermed kan en “Future” også få medarbejdere til at slippe “plejer” og være mere “åben for forandring (løsninger)” – uden at søge at “forsvare” den nuværende proces
• Vi sparer også en masse tid med Current States…ofte uden at gå på kompromis med effekten – og så har vi mere tid til at implementere – frem for at analysere…

Ulemper ved at droppe Current State

• Vi får ikke de to billeder – inkl. data for begge løsninger – og dermed kan vi heller ikke lave en beregning af gevinsten/effekten
• Vi har ikke helt samme visuelle kommunikationsværktøj til organisationen – kun slutproduktet

Tips og praktik ved en “direkte Future State”

• Undgå at “kigge for langt frem”. Beslut eksempelvis at “vi vil fastlægge processen, som den skal være om 3 måneder”. Nej, så kan vi ikke nå en masse IT-forbedringer. Men ofte er effekten markant uden! Vi får høstet en masse lavthængende frugter. Når den nye proces så er testet i et par måneder, så kan vi begynde at kigge på automatisering/kontorrobotter til hele eller dele af processen.
• I en Current State hænger vi typisk røde postits ved spild og forbedringsforslag. Når vi hænger røde post-its på en “Future State”, så er det opgaver, som skal løses inden future kan implementeres.
• Vi anbefaler, at I sætter nogle ambitiøse minimumsmål – både når I laver Current eller ikke – så vi får arbejdsgruppen ud af komfortzonen. Alternativet ser vi ofte – alt for simple løsninger/forbedringer, fordi vi ofte ikke “kan lide at ændre på kollegernes hverdag”. Se skydeskiven til højre nedenfor.

Uddybning: Drop ”future” hvis den er underordnet”

Hvis I har lavet “Current State” – og sandsynligvis fundet en masse spildtid (returløb, variationer, ventetider)…men ikke grundlæggende ændret flowet. Så drop evt. at tegne future på en anden planche.

Hvis I gerne vil have en hurtig version af “Future State”, så tag et billede af “Current” og lav “Future” på det samme flow – blot ved at tilpasse. Ulempen herved er, at vi nu ikke har begge versioner på brown paper (kun på foto).

Uddybning: Gå kun en ”moon walk”, hvis målet kræver det

Der kan være noget virkelig stærkt ved en “moon walk”. Vi dropper begrænsninger og plejer…og ser ofte nye og vilde ting. Nogle gange også lidt urealistiske løsninger… Men det er jo netop her, at vi også kan åbne øjnene for, at de gamle processer måske kan udfordres.

Men en “moon walk” tager tid. Jeg plejer at sige, at man kun bør gå en “moon walk” hvis målene kræver det. Og hvis man eks. tager en administrativ arbejdsgang, som ikke er blevet optimeret via en VSA tidligere, så finder vi typisk meget “basalt spild”. Så lad os fjerne det først. Måske af to omgange. Og nu – hvor vi skal virkelig ud af komfortzonen for at levere på målene for VSA’en, så kan en “moon walk” være en god metode.

Læs mere om værdistrømsanalyse

Læs mere om værdistrømsanalyser (VSM/VSA) i Lean >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom