“Kaizen”

Kaizen betyder “ændring til det bedre” på japansk. Læs mere om Hvad er Kaizen >

Hvad er en Kaizen “forbedringstavle” (også kaldet “problemløsningstavle”)?

En forbedringstavle er en struktureret måde at arbejde med medarbejdernes forslag til forbedringer. Tavlerne kan anvendes i alle former for virksomheder og på alle niveauer i organisationen.
Helt enkelt kan en tavle eksempelvis opbygges så den indeholder fire steps:

Forslag/problemer/udfordringer > Prioritering > Plan/indsats > Effekt

De fire steps:

• Tavlen indeholder et felt til post-its/sedler hvor teamet kan hænge alle de forslag til forbedringer de har. Det kan også være forslag afledt af problemer de oplever i hverdagen. Det kan også være, at en medarbejder kan se problemer, men ikke kan se en løsning. Ved at få punktet på tavlen, så kan kollegerne hjælpe med at afhjælpe problemet.
• “Prioritering” er et felt der er opbygget med “effekt” og “indsats” på to akser. Teamet skal så flytte post-its over i denne matrix og definere hvor stor en effekt det vil have at gennemføre det enkelte forslag og hvor stor en indsats det vil kræve.
  Typisk siger vi at lille indsats = kan løses i teamet og koster 0 kr. (måske tid) og stor indsats = koster penge og/eller involverer andre afdelinger.
  Effekt skal ses i forhold til de mål man har på tavlen.
• “Plan” indeholder plads til et antal igangværende opgaver. Det er vigtigt at gruppere de igangværende opgaver så man ikke sætter for mange store opgaver/projekter i gang. Så drukner processen. Man kan eks. køre med “3 lette forbedringer” og “2 projekter”. Teamet vælger hvilke forslag der skal igangsættes, udpeger ansvarlige og fastlægger deadlines. Nu er det synligt for hele teamet hvad der arbejdes med og hvem der er ansvarlig.
• Effekt. Efterhånden som opgaver løses, så skulle teamet meget gerne få feedback via de mål der er på tavlen.

Ovenstående er et eksempel. En forbedringstavle bør altid tilpasses organisationen kultur, måde at arbejde på og mål med processen.

Se eksempel på Lean Kaizen-tavle

Eksempel på Lean Kaizen forbedringstavle:

Læs mere om denne Lean Kaizen forbedrings- og problemløsningstavle (du kan bl.a. se detaljer om prioritering, opgavegruppering osv.).

Hvad er alternativet til at arbejde struktureret med forbedringer?

Kører man ikke en struktureret problemløsning eller forbedringer i en virksomhed, vil mange medarbejdere konstant føle frustration over, at de har mange forslag, men intet sted at aflevere dem. Når de så endelig får dem afleveret til chefen eller en tekniker, ja så bebrejder de siden hen denne person for, ikke at have løst problemet. Men personen får måske 20 af sådanne henvendelser hver dag.
Mange virksomheder har postkasser stående. Eksempelvis i kantinen. Tavler reducere barrieren for at komme med forslag og uddelegerer prioriteringsopgaven og i mange tilfælde også opgaven med at udføre forbedringerne.
Værre er det, når virksomheder belønner medarbejdere for at komme med forslag. For hvor mange virksomheder kan håndtere mange forslag? Hvor mange virksomheder har ressourcer til at prioritere mellem mange forslag? Hvor mange virksomheder har ressourcer til at give feedback til de enkelte forslagsstillere?

Med en forbedringstavle vælger teamet selv, hvad der skal arbejdes med og det synliggøres for alle.

Kaizen – løbende forbedringer – det femte princip i Lean

Problemløsningstavler eller forbedringstavler er et struktureret værktøj til opnåelse af løbende forbedringer – eller i Lean kaldet “Kaizen”. Kaizen handler om, at man løbende skal forbedre virksomhedens processer.

• Læs mere om det femte princip – og de øvrige principper i Lean
• Læs mere om Kaizen – og se Flexkoms Kaizen-figur i dette indlæg på Dansk Lean Forum >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith
Flexkom – Lean konsulenthjælp, kurser og download af værktøjer (inkl. hjælp til en Kaizen-tavle)!