I arbejdet med Lean er standardisering – eller aftaler – afgørende

I arbejdet med Lean bliver mange processer forbedret. Men hvis man ikke fastholder forbedringerne, har man ofte tendens til at glide tilbage til den gamle metode.
Derfor er arbejdsbeskrivelser, procesbeskrivelser, forretningsgange osv. nøglen til at fastholde de aftalte processer.

Et bedre ord for “Standardisering” i Lean er faktisk “Best Practice”. Med Best Practice søger vi hele tiden en “optimal fælles aftale for en proces”. Dermed også forstået, at den hele tiden bør udfordres og forbedres.

Et bedre og mere forpligtende ord er “aftaler”. Når vi hører ordet procedurer, så tænker vi ofte…det må være vejledende. Men hvis vi kaldet det en “procesaftale”. Ups…den må vi hellere overholde :-)

I arbejdet med Best Practice er tankegangen om Lean-modenhed et vigtigt emne. Læs mere om “Organisatoriske modenhedsniveauer og best practice“.

Standardisering er grænsen imellem hamsterhjulet og forbedringshjulet

Læs mere om hamsterhjulet og forbedringshjulet >

I afgør “bredden af landevejen”

Mange frygter arbejdsbeskrivelser, fordi de tager kreativiteten ud af processer. Men det er vigtigt at understrege, at det er jer og jeres behov for standardisering, som afgør “bredden af landevejen”.
Nogle processer bør gennemføres på samme måde hver gang. De skal være beskrevet i detaljer.
Andre processer – eks. udvikling eller salg – bør være mere overordnet med retningslinjer og milestones. De skal være beskrevet mere overordnet.
Dette billede illustrerer det meget godt.

I dag – uden standarder – vakler vores processer hist og pist – og ofte ude i grøften. Der er stor variation.
Standarder bringer os ind på vejen – i det omfang vi har behov for det.

Hvorfor standardisering?

Der er MANGE gode grunde til, at lave standarder eller procesbeskrivelser.
Nogle af dem er:

• Nej tak til ”enkeltmandsviden”.
• Hjælp fra kolleger i travle perioder.
• Fravær og ferie.
• Synlig kompetenceoversigt, backup plan og krydstræningsprogram.
• Et udgangspunkt for forbedringer.
• Ens produkt og service hver gang.
• Reducerer variation > omkostninger.
• Udvikler ”best practise”.
• Letter uddannelse af nye kolleger.
• Færre returløb. Bedre flow.
• Forbedrer også arbejdsmiljøet – ”aben er placeret”!!

Læs mere om standarder

• Lav Lean arbejdsbeskrivelser/standarder på 15+15 minutter >
• Læs om kendetegn ved en god standard/arbejdsbeskrivelse + krav til at en standard virker + eksempel >
• De 6 krav til at en standard har effekt >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom