Endnu en Kaizen-tavle er klar til brug i en virksomhed der arbejder med Lean i administrationen

I dag har jeg været med til kick-off på Lean i en mellemstor virksomhed. De har længe kørt Lean i deres produktion og i dag starter de så i administrationen.

Kaizen-tavlen bliver samlingspunktet for arbejdet med Lean

Samlingspunktet i deres proces bliver deres Lean forbedringstavle – eller Kaizen-tavle.
Via tavlen skal:

• Indkomne forslag prioriteres og igangsættes
• Skal igangsætning af værdistrømsanalyser igangsættes og koordineres
• Skal tværorganisatoriske forslag og forbedringer koordineres
• Skal tværorganisatoriske standarder inden for kommunikationsregler (emails, telefoni, møder mm.) fastholdes
• Skal Lean bindes sammen med deres målstyring (KPI’er)
• mm.

Billede af tavlen

Tavlen har den klassiske struktur – overordnet:

• Felt til indkomne forslag
• Prioriteringsmatrix
• En 3-delt opgaveområde – just-do-it forbedringer (Her-og-nu forbedringer), lette forbedringer og projekter – se nedenfor
• Videresendte forslag til andre afdelinger/ledergruppen
• Opslag og KPI område

Detailinfo om tavlens gruppering

Tavlens opbygning i 3 opgaveområder er nærmere beskrevet her:

• Her-og-nu forbedringer. Er ment til opgaver som kan (skal) løses til næste møde og som ikke kræver en større plan. Det kan eks. oprydning i et filsystem, en reol eller at der skal købes noget til kontoret.
• Lette forbedringer. Opgaver som typisk kan løses til næste møde. Lette forbedringer er kategoriseret ved, at de ikke involvere medarbejdere fra andre afdelinger eller lokationer.
• Projekter. Til større projekter. På tavlen er der plads til 8 projekter. I perioder med lav belastning kan man så køre med 8 – og i perioder med høj belastning kan man nøjes med at have 3-4 projekter i gang. Det samme kan være skaleringen ved små og store afdelinger.

Detailinfo om tavlens opgavestruktur

Opgavedelens opbygning er nærmere beskrevet her – se billede nedenfor:

• Kategori = Hvilken type opgave har fokus i denne linje. Det kan blot være en ”alm forbedringsopgave”. Men det kan også være ”Ny standard/arbejdsbeskrivelse som skal laves”, ”Opdatering af en standard”, ”5S” eller en anden type forbedringsopgave. En kategori med standarder kan eks. sikre at man hele tiden har min. én standardiseringsopgave med. Alternativet er typisk, at alle standarder skal opdateres på én gang – hvilket typisk ikke giver forbedringer, men kun er opdatering af datoer i sidehoved…
• Beskrivelse af selve opgaven. Opgavetekst.
• Til næste gang (fremdrift). Denne kolonne skal sikre, at der altid er fremdrift på en opgave. Under deadline kan der godt stå, at opgaven skal være afsluttet om X uger. Men så går vi typisk først i gang om…X uger. Så ”Til næste gang” skal sikre, at opgaven hele tiden har fremdrift. I feltet kan der eks. skrives “Første møde i team. Spec. af opgave”.
• Ansvar. Den ene person som er ansvarlig
• Ressourcer. Den eller de personer, som er ressourcer på opgaven. Det kan være personer med viden eller personer som skal involveres, for at de ”køber” løsningen.
• Deadline…
• PDCA-cirklen. Du sidder sikkert og savner PDCA, som mange anvender på deres Kaizen-tavle. Det er blot min erfaring fra tavler, at folk ikke får opdateret PDCA’er. Der er “Til næste gang” et meget stærkere våben”.
• Husk også en sidste ting på jeres tavler – at have en form for evaluering. Gerne noget med “opnået gevinst” og vigtigst er det,  at der også spørges til hvilken standard der er udarbejdet/opdateret for at fastholde forbedringen.

Læs mere om Kaizen

Læs mere om Lean og Kaizen >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith
Flexkom – Lean konsulenthjælp og gratis download af Lean-værktøjer!
Lean Kursus >