Alle Lean’er

Lige meget hvor vi kigger – i avisen, i fjernsynet eller i fagblade – så kan vi ikke undgå at læse om Lean. Nu bruger de også Lean på sygehuse, nu også i kommunerne, nu også… Hvad er det der gør, at Lean er kommet på alles læber og pludselig kan anvendes og implementeres alle steder?

Lean handler om 5 principper

Grundtanken i Lean findes i de 5 grundlæggende principper. Disse går igen uanset hvilken type organisation Lean skal implementeres i og uanset om Lean skal implementeres i produktion, et sygehus eller på et kontor.

Princip 1: Skab værdi for din kunde!
Det vigtigste princip i Lean handler om, at man skal skabe værdi fordi for kunden – hverken mere eller mindre. Grundtanken er, at man skal spørge til alle aktiviteter i en organisation. Skaber aktiviteterne værdi? Her skal man ikke kun tænke på om det skaber værdi for slutkunden, men også om aktiviteten skaber værdi for den næste interne proces. Internt som eksternt skaber det eksempelvis kun værdi for modtagere, hvis kvaliteten er i orden, hvis opgaven leveres rettidigt, hvis opgaven er korrekt udført (hverken mere eller mindre), hvis den rette information er til stede osv.

Princip 2: Tænk i værdikæder.
Det andet princip i Lean handler om, at man skal tænke i sammenhængende kæder i stedet for i funktioner og afdelinger. Det handler ikke om hvor godt den enkelte kæde i en samlet kæde er, men hvor god den samlede kæde er! Derfor skal man eksempelvis ikke bruge ressourcer på at løse problemer i én afdeling, hvis de største problemer skabes i en anden afdeling.

Princip 3: Lad emnerne ”flyde” igennem virksomheden.
Det tredje princip har fokus på flow. At opgaver/emner ikke ligger stille i en administration eller strander på lagre i organisationen – eller endnu værre skal retur til leverandøren (intern eller ekstern) pga. fejl. Opgaver og emner skal i stedet være i konstant bevægelse. Den vigtigste forudsætning for flow er, at processer er stabile (ikke mindst at maskiner kører stabilt og at kvaliteten altid ligger på et højt niveau).
I en administration kan man opleve mange “parkeringer af opgaver”. Eks. når opgaven venter på det næste møde, i en mailbox, på et skrivebord, som viden i et hoved på en medarbejder o.l.

Princip 4: Lad kunderne trække varerne igennem virksomheden.
Det fjerde princip handler om, at man skal minimere opbygning af lager som man håber kunderne vil købe og i stedet producere når kunderne bestiller. Hvis gennemløbstiden er lang kan det være svært, men så skal man forsøge at reducere gennemløbstiden så flest mulige processer er baseret på kundeordrer. Flow er med til at reducere gennemløbstiden.
I en administration oplever man typisk meget “tryk” – og ikke træk. Vi kan finde på at sende en opgave/mail/mødeindkaldelse til en afdeling, som vi godt ved er presset på tid og opgaver. Vi kan også finde på at lave et regneark som kan alt muligt, men som vi endnu ikke ved, om andre i organisationen har brug for…

Princip 5: Skab en kultur med løbende forbedringer.
Det sidste og meget vigtige princip i Lean handler om løbende forbedringer. Ingen organisation må stå stille hvis de vil være konkurrencedygtig. Derfor handler det om, at anvende den megen viden der er hos medarbejderne til at skabe løbende forbedringer. Det handler typisk om små forbedringer, som samlet giver synlige resultater.

Links:
Læs mere om Hvad er Lean >
Læs en uddybet forklaring til Leans 5 principper >

Hvad får man ud af Lean?

Principperne i Lean lyder ganske gode og fornuftige. Men årsagen til at de mange brancher og virksomheder går i gang med Lean, handler i høj grad om de resultater som Lean kan skabe. Jeg anvender bevidst ordet ”kan” for der er ingen garanti for succesfuld implementere af Lean. Ikke alle implementeringer af Lean går godt og oftest handler det om måden forandringen gennemføres på. Ved succesfuld implementering af Lean opnår virksomheder markante resultater. De er ikke mindst markante da der er tale om vedvarende forbedringer som viser sig år efter år.

Da Lean har fokus på ”at skabe værdi for kunderne” så handler Lean også om, at fjerne den spild der findes i en virksomhed. Altså om alle de processer og aktiviteter som ikke skaber værdi for kunderne. Tænk bare på alle de aktiviteter i din egen hverdag, som du ikke ville betale for hvis du var kunden! Disse aktiviteter er skabt af kulturen og den måde virksomheden er struktureret og indrettet på – men de skaber ikke værdi.
Læs om de 8 spildtyper i Lean Administration >
Læs om de 8 spildtyper i Lean Produktion >
Et af de gode værktøjer til at fjerne spild er 5S. Med 5S defineres et sted hvor alt har plads og på den måde fjerner man en masse spildtid til at lede efter filer, viden, værktøjer eller emner. Dette gælder både i produktion og på kontorer. Den gode orden på en arbejdsplads, som 5S skaber, fjerner samtidigt frustrationer over, at skulle lede efter ting. På mange måder går Lean ind og forbedrer arbejdsmiljøet på en arbejdsplads. Når værktøjer er på plads, når kvaliteten er i orden, når mine ideer til forbedringer inddrages osv., så får vi alle en bedre arbejdsdag. Arbejdsmiljøet forbedres også rent fysisk ved, at man med 5S placerer værktøjer korrekt og fjerner værktøjer der ikke anvendes, at man med flow fjerner en masse unødvendige transporter og løft og ved at ensidigt gentagende arbejde fjernes med mindre seriestørrelser og jobrotation.
Læs mere om 5S i administration og produktion >

Det stærkeste værktøj til at reducere spild i administration er værdistrømsanalyser >

For organisationen overordnet opnår man kortere leveringstid til kunder, en bedre leveringsevne, bedre kvalitet, reducerede lagre, højere produktivitet (spild minimeres) osv. Så både internt og ud mod kunderne skaber Lean markante resultater.

“Derfor implementerer mange Lean!”

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom
Lean værktøjer, Lean konsulenthjælp >
Lean Kursus >