Go to Gemba – i administrative funktioner

“Go to Gemba” er i Lean et udtryk for, at man gå ud i “virkeligheden”. Det skal tolkes på den måde, at man som leder ikke “leder bag skærmen”, men reelt bevæger sig rundt i organisationen og observerer virkeligheden. Derfor handler “Gemba” i høj grad også om Gemba-ledelse eller Lean ledelse.
Go to Gemba kan de fleste relatere sig til, hvis man har en fysisk produktion. Her kan man stoppe op i en afdeling og observere hvad der sker hos medarbejdere og maskiner. Men hvordan udfører man Go to Gemba i en administration?
Dette er IKKE at “Gå til Gemba” – men vist nok et ret typisk billede :-)

Go to Gemba – i Lean Administration

Overordnet handler Gemba-ledelse om, at lederen ikke udfører “Proces-diktat”, men “Proces-kontrol”. Forskellen ligger i, at ledelsen eks. ikke kan sige til organisationen at “nu skal de arbejde Lean” – for så at gå tilbage til sig kontor. Proces-kontrol handler om, at lederen “går til Gemba” og bekræfter at Lean som arbejdsform gennemføres.

Eksempler på “Go to Gemba” i en administration:

• At en leder reelt interesserer sig for det, som medarbejderne laver. Ikke at vedkommende skal kunne det, men at vedkommende er i stand til at yde sparring (også på forbedringer) i forhold til afdelingens processer.
• Det kan eks. være ved, at lederen altid deltager i de VSA’er der gennemføres. VIGTIGT!!! Også at lederen efterspørger VSA’er (VSA = Værdistrømsanalyser).
• Det kan eks. være ved, at lederen regelmæssigt er nysgerrig i forhold til en proces i afdelingen. Eks. sætter sig ved siden af en medarbejder og ser en bestemt proces.
• En stærk proces findes ved frekvente koordinerings- og belastningsmøder. Her kigges på opgaver, planer, belastningssituationen og der udjævnes ved at flytte opgaver. Processen kaldes “Daily Huddle” (og behøver ikke ske dagligt). Her kan lederen virkelig få et indblik og overblik – der er mødepligt som leder!
• Det kan eks. være ved, at lederen har styr på de processer der findes i afdelingen og har sikret sig, at der er udarbejdet standarder, at kompetencematrixen er opdateret og at der gennemføres krydstræning for backup’er.
• Det kan også være ved, at lederen regelmæssigt går med sine medarbejdere, når de skal mødes med andre afdelinger.
• Og selvfølgelig at lederen altid deltager i Lean forbedringsmøder (ved Kaizen tavlen).
• Gemba kan også være, at gå til “nabo-afdelingen” og søge inspiration.
• Hvad der foregår i Gemba kan eks. måles via en frekvensanalyse, som medarbejderne i administrationen selv udfylder i løbet af nogle dages arbejde.
• Og slutteligt kan man sige, at en leder som flytter sit skrivebord ud af buret – går i gemba.
• Gemba handler om at arbejde med fakta – ikke fornemmelser, meninger og følelser – men fakta!

Go to Gemba – i Lean Produktion

Læs om Gemba ledelse i produktion >

Eksempel på Go to Gemba

Som konsulent arbejdede jeg i en produktionsvirksomhed. Vi havde indført en række forbedringer i en afdeling og alligevel faldt produktiviteten. Vi kunne have gravet os mere ned i tallene, men valgte i stedet at observere. Hvad sker der i afdelingen siden vi ser en negativ kurve? Vi så mange ting, som vi ikke kunne have set i et regneark. Medarbejderne havde ikke helt forstået de nye principper omkring planlægning, arbejdsudjævning osv. Det fik vi rettet op på. Var vi blevet “bag skærmen” havde vi helt sikkert forsøgt os med en anden løsning.

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith
Flexkom – Lean konsulenthjælp og gratis download af Lean-værktøjer!
Lean Kursus >