Når snakken falder på Lean i administrationen – så kan man ikke undgå at snakke emails, telefoni, kalender og møder!

Med udgangspunkt i de traditionelle 8 typer spild i administrationen, så falder snakken ofte på brugen af emails, telefoni, kalender, chat, sms og møder. Der er tale om stærke værktøjer til at drive en effektiv organisation, men der er også tale om værktøjer, der sagtens kan misbruges og som ofte indeholder masser af spildtid.
Læs mere om de 8 spildtyper i Lean Administration >
Husk respekt for de mange små forbedringer >

Se alle indlæg om kommunikationsregler

Se alle vores indlæg om kommunikationsregler – møder, mails, forstyrrelser mm.

Udgangspunkt i de 8 spildtyper i Lean Administration!

Hvis vi linker spild i emails, telefoni, kalender og møder med de 8 spildtyper (de relevante):

Afbrydelser:

• Hvor ofte bliver man unødvendigt forstyrret i et stykke koncentreret arbejde?

Ventetid:

• Hvor ofte holder I møder, hvor folk ikke møder til tiden? Hvor ofte sidder der medarbejdere og spilder tiden på at vente?
• Hvor ofte kommer kolleger for sent til et møde, fordi to møder var booket helt op af hinanden? Uden mulighed for at nå frem til tiden og foretage en mental omstilling og forberedelse.
• Hvor ofte gennemføre “problemløsning” under møder – hvor kun et mindretal af mødedeltagerne er med. Resten venter…eller tjekker mails?
• Hvor ofte afbrydes møder (ventetid) fordi en mødedeltagere besvarer et opkald eller sms?

Unødvendige bevægelser og forstyrrelser:

• Hvor ofte ringer man og forstyrrer en kollega, når det kunne have ventet til næste dag? Der bør sendes en email hvis ting kan vente – så en kollega ikke forstyrres.
• Hvor ofte bliver der telefonisk fulgt op på en email få timer efter at den er sendt? Der bør laves regler for svar på emails, så man kan lukke for email-programmet mens man arbejder koncentreret.

Overforædling:

• Hvor ofte sendes emails (interne) til for mange modtagere? Specielt i feltet CC?
• Hvor ofte er emails for lange i forhold til budskabet?
• Hvor ofte er der flere i TIL-feltet og hvor ansvaret for opgaver i emailen ikke er klart placeret (når et ansvar placeres på to stole ender der typisk 1% på hver stol – og 98% imellem dem)?
• Hvor ofte er der inviteret for mange med til et møde – hvor de overflødige så spilder tiden – og gør mødet længere end nødvendigt?
• Hvor ofte er møder ustrukturerede og uden styring? Dvs. at møder tager for lang tid eller at man slet ikke når dagsorden på møder – og skal have ekstra møde.
• Hvor ofte er referatet for langt?

Rettelser og returløb:

• Hvor ofte holder I gentagne møder med samme overskrift, fordi et møder med opgavefordeling ikke har et beslutningsreferat?
• Hvor ofte holder I gentagne møder, fordi der i mødeindkaldelsen ikke var en dagsorden så mødedeltagerne ikke var forberedte?
• Hvor ofte ringer en potentiel kunde hvor receptionen ikke kan “komme af med opkaldet”?
• Hvor ofte ringer en potentiel kunde hvor receptionen ikke stiller videre til den rette person? Kan receptionen klædes på til at tage den indledende sortering af opkald? Kan nogle opkald elimineres med god info på hjemmesiden eller på produkter?

Anbefaling for at arbejde med spildet

Anbefalingen er, at man lader udvalgte medarbejdere i organisationen definere regler for emails, telefoni, kalender og møder. Såkaldte “Kommunikationsregler”.
Vi har mange eksempler på interne kommunikationsregler i Flexkom. De kan give et markant boost til produktiviteten – afhængig af udgangspunktet. Men det kræver at ledelsen er rollemodel og at der er stor fokus på opfølgning og fastholdelse.
God fornøjelse :-)

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom