Lad os lige starte med et par definitioner :-)

Hvad er et tavlemøde?

Ordet “tavlemøde” er faktisk ikke specielt sigende for mødets indhold. Men ordet er alligevel blevet den gængse betegnelse for:

• Et (ofte) dagligt møde – mange gør det i produktion – men heldigvis ser vi det også anvendt i administrative afdelinger
• Et kort møde – hvor vi samler op og koordinerer
• Opsamling på sikkerhed – været hændelser?
• Opsamling på kvalitet – noget vi skal tage med?
• Dagens øvrige nøgletal – behov for actions?
• Dagens opgaver/ordrer bliver vurderet – hvor stor er “bunken”? Er “bunken” ligeligt fordelt? Er der flaskehalse (maskiner/medarbejdere)? Skal bunken fordeles anerledes?
• Problemer eller indkomne forslag der skal behandles på det ugentlige forbedringsmøde

Læs mere om tavlemøder >

Hvad er et NÅ-møde?

Når deltagerne til et tavlemøde – efter mødet – tænker: “NÅ”….

Kendetegn:

• Der var noget info…men det var ikke super relevant for dig
• Der var meget snak om emner/problemer, som ikke var relevant for dig
• I nåede ikke alle punkter – og slet ikke de punkter, hvor tavlemødet reelt giver værdi
• Måske var du kun reel deltager på 2 ud af 8 punkter i dagsorden
• Du gik ikke fra mødet med en plan eller en ændret adfærd
• Mødet varede også alt for længe ift. indholdet
• Men der var sikkert god kaffe…

Hvad er så et “nå”-tavlemøde?

Jeg besøgte en virksomhed den anden dag. De sagde det meget godt:

• Vi når kun lige at kigge på dagens ordrer
• Flere “stempler ud” under møderne
• De varer for længe
• De skaber ikke værdi

Kan du genkende nogle af punkterne?

Har I NÅ – eller måske lidt NÅ – tavlemøder?

Hvad var mine inputs til denne virksomhed?

Mine inputs til virksomheden, for at de kunne få bedre tavlemøder:

• Bed jeres team-koordinatorer (én i hver afdeling) om at forberede en status til møderne – grøn, gul eller rød
  • Grøn = Alt godt, vi når vores ordrer, vi kan måske hjælpe andre
  • Gul = Vi er pressede, men optimister – hvis alt går godt, så når vi det
  • Rød = Vi er pressede – vi har brug for ændret prioritering, hjælp eller lignende
• Snak kun om “relevante ting” – ikke “bordet rundt” hvor alle skal sige noget
• I stedet – “er der noget fra koordinatorerne”:
  • De skal markere med et kort. På den måde viser de, at de har taget stilling. Man må ikke bare “være neutral”. For hvis de melder grøn om tirsdagen – og ikke når ugens opgaver, så kan du med rette spørge – kunne I ikke se det i tirsdags? Hvad kan vi lære af det?
  • Nu snakker I kun om de gule og røde
• Alt for ofte ender deres møder i small-talk imellem få på mødet. Eks om en specifik ordre. Her anbefaler jeg “sprints” efter mødet.
  • Der kommer en kommentar, som kun er relevant for nogle af deltagerne – så skal vi IKKE involvere alle, men “tage det på en sprint efter mødet”
• Skarp mødeledelse – stop small talk, send ting til “sprint”, hold dagsorden
  • Husk også at lede sprinten (eller flere) efter mødet – må ikke tage mere end 5 (max 10) minutter
• Evaluer jeres dagsorden
  • I SKAL nå sikkerhed og kvalitet – fokus hvor relevant – ikke small talk
  • I SKAL nå “bunken” og “fordeling” – grøn, gul og rød
  • I SKAL nå “nøgletal” – som skal være grøn/rød (er vi OVER eller UNDER) – og evt. actions
  • I SKAL nå “problemer” og “forbedringer” – så alt kommer med mens vi husker det
  • I SKAL nå evt. fastholdelsesaktiviteter – eks. 5S-status
• Husk at adskille “kort lys” og “langt lys”
  • Kort lys = De næste 24-48 timer
  • Langt lys = Se længere frem – eks. 4 uger – ferier osv.
  • Langt lys behandler I eks. kun på ét møde hver uge – i stedet for hvert møde
• Og selvfølgelig altid stående møder, stående i en bue hvor alle kan se alle, uden kaffe

Jeg håber, at ovenstående inputs måske også kan inspirere jeres tavlemøder!

Læs mere om tavlemøder

Læs mere om et dagligt tavlemøde i produktionen (inkl. video om daglige tavlemøder) >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith
Flexkom – OEE-systemer, Feedback Stationer, Lean rådgivning mm.