Artikel til danske sygehuse og hospitaler

Nedenstående er en artikel om forbedringer til et dansk hospitalsmagasin.

Mon ikke også organisationer i andre “brancher” har samme udfordring!?

Forbedringer i en stresset hverdag

Kan man lave forbedringer i stressede perioder? Det er svært – men meget nødvendigt. For stressede perioder fører til fejl, forringet service, dårlig trivsel og ofte også ekstra omkostninger. Kan det ændres?

Vi kender det alle sammen – travlhed. Vi løber stærkt, føler ikke vi kommer ”foran” og har konstant et pres i forhold til planer. Er det en god arbejdssituation?

I ovenstående situation er det helt afgørende, at vi stopper op og kigger på forbedringsmuligheder. Men hvor let er det lige under stærkt arbejdspres? Nærmest umuligt – og nok ikke noget, som vi får ledelsen med på. Men det er nødvendigt! For hvis vi bare kører i stress-sporet, så stopper det på et tidspunkt – af helt naturlige årsager. For vi går kolde…

Forbedringer under arbejdspres er svært

Netop under stærkt arbejdspres er netop forbedringer meget svære. For vi har ikke tid til at kigge op og vi kan derfor ikke se andet end opgaver omkring os. Og hvis vi bliver samlet i en rundkreds for at finde løsninger, så ender det sjældent i en konstruktiv dialog.

Problemet er ofte, at vi søger ”avancerede løsninger”. Vi kravler op i forbedringstræet – og kigger efter løsningsmuligheder. Men måske ligger der en masse løsningsmuligheder under træet – vi kalder dem ”lavthængende frugter”. Det er faktisk de lettere forbedringer, som vi skal søge i en presset hverdag. For de tungere løsninger, oppe i træet, dem har vi hverken energi eller tid til at implementere.

Hvad ligger der under træet?

Under træet finder du ikke svar – dem skal I finde! Men du kan finde inspiration til en lettere hverdag. En forudsætning er dog, at I er klar til at udfordre ”plejer” – og at I tør afprøve nye arbejdsformer. De lettere forbedringer er nemlig ikke nye IT-løsninger, nyt udstyr eller nye lokaler – de lettere forbedringer finder vi i vores daglige arbejdsmetoder.

Det vigtige er, at vi ikke går på kompromis med kundeservice til patienter, trivsel og omkostninger. Du tænker sikker, at det ikke er muligt, at lave forbedringer, som hverken forringer service, trivsel eller udgifter, men det er muligt! Faktisk er målet, at vi forbedrer på én eller flere af de tre parametre!

Eksempler på lettere forbedringer

Til inspiration er her eksempler på forbedringer i de daglige arbejdsformer:

• Unødvendig søgetid – ofte fordi vi ikke har klare aftaler om placering af data, informationer, papirer, medicin osv. Sørg for at klare aftaler – og evt. opmærkede pladser – og overhold dem!
• Overservicering – hvor vi gør mere end nødvendigt – eks. unødvendig ekstra kontrol, kontrolmåler for detaljeret, tæller for præcist, skriver for meget, involverer for mange osv.
• Underservicering – hvor opgaver ikke afsluttes godt nok i første forsøg – og fører til genstart af opgaver og returløb
• Kolde opgaver – hvor vi eks. først får skrevet notater efter noget tid – og derfor bruger for meget tid, glemmer noget og måske endda laver fejl – sørg for at løse opgaver, mens de er ”varme”
• Unødvendig transport eller afstande – kan ting komme tættere på, kan vi undgå en ”transport” ved at andre lige kan tage det med i farten, kan vi slå opgaver sammen?
• Unødvendige afbrydelser og forstyrrelser – mange afbrydelser er nødvendige eks. pga. alarmer, men vi har også mange afbrydelser og forstyrrelser, som vi kan undgå!
• Unødvendige ansvarsskift – hvor vi unødvendigt har for mange ansvarsskift på en opgave, for mange godkendelser, for mange øjne på en sag – kan vi undgå nogle af dem?
• Usikker ansvarsplacering – værre end de unødvendige ansvarsskift – for her gør ingen noget – før det haster – få lavet nogle klare aftaler!
• Personafhængighed – hvor kun én eller få kan en bestemt opgave – og det kan virkelig stresse og skabe spidsbelastninger – sørg for, at bliver mere robuste – men tag det samtidigt i små bidder
• Dårlig arbejdsfordeling – hvor vi har varierende arbejdspres imellem lignende afdelinger – uden at vi fordeler opgaverne anderledes eller hjælper hinanden – en kort daglig koordinering ud fra ”dagens opgavebunke og fremmøde” – kan virkelig gavne både service og trivsel

Eksempel på resultatet af en brainstorm på forbedringsmuligheder:

Fjern, reducer eller parkér

Når I funder forbedringsmuligheder, så overvej følgende

• Kan aktiviteten fjernes helt?
  • Hvor I helt dropper en rapport, et møde, en service (som kunderne/patienterne ikke har glæde af), en unødvendig kontrol osv.
• Kan aktiviteten reduceres?
  • Eks. kan vi nok ikke fjerne et givent møde, men så kan vi reducere den samlede mødetid (rette deltagere, kortere tid og mere effektiv mødeafvikling). Det kan også være, at I kan reducere frekvensen af et møde, en rapport osv.
• Kan aktiviteten parkeres?
  • Det kan være et møde, som I dropper i en periode. Eller en rapportering, en informationsmail, en besked osv. Måske opdager I, at aktiviteten faktisk kan undværes… Hvis I parkerer en aktivitet, så husk at lave en plan for genstart af aktiviteten.

Er alt så lette forbedringer?

Nej. Der vil være mange forslag, som vil være svære at implementere. Så tænk i følgende prioritering: Det skal være let, ikke koste penge og have en mærkbar effekt.

Og hvad hvis vi har et godt forslag, men som koster penge? Vent med de forslag. Gem dem til senere – og tag dem frem igen. Lige nu har I ikke glæde af de forslag, for de er typisk ikke hurtige og lette at implementere.

Men hvordan gør vi lige i en travl hverdag?

Det er fint med lidt inspiration. Måske kan I endda genkende nogle af punkterne?

Men hvordan tager man så fat i forbedringer i en travl hverdag? Hvad gør vi med de lettere forbedringsmuligheder?

Her har jeg følgende anbefalinger:

• Prioriter de lettere forbedringer (som nævnt ovenfor) – for de vil gavne jer omgående!
• Hold jer i ”kontrolfeltet” – hvor I ikke skal spørge og involvere andre afdelinger eller ændre på regler – noget I selv kan gøre NU
• Gennemfør i ”sprint” – hvor I mødes eks. i 5-10 min. – prioriterer og udvælger få forbedringer
• Afprøv straks – sæt en gruppe på 2-3 til at finde en løsning på max. 15 min. – og afprøv straks
• Og husk, at I kan ikke fjerne alt spild – men kan I fjerne en “portion” hist og pist, så har det hurtig effekt

Inspiration

Jeg håber, at ovenstående har givet anledning til inspiration! Erfaring viser, at man faktisk både kan få bedre kundeservice (patienter), bedre trivsel og uden at det koster ekstra. Prøv selv!

Det skal gerne give mere arbejdsglæde – bl.a. ved mere tid til patienterne:

Jeg vil vide mere

Links:

• Ovenstående inspirationsliste kommer fra ”de 8 spildtyper” – læs mere om spildtyperne i Lean
• Tankegangen om grøn, gul og rød tid – work smarter
• Eksempel på brainstorm (sprint) på spild
• Tips til at finde hurtige løsninger
• Metode til afprøvning af løsninger er via PDCA ”forbedringshjulet”

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom