5S på skriveborde…

Mange steder hvor man kommer og snakker Lean i administrative processer tror folk, at det mest af alt handler om at de skal implementere 5S på skrivebordet. Altså skal til at rydde op på deres skriveborde. Hvilket selvfølgelig ikke giver mening…eller gør det?

Et overblik over 5S!

Læs mere om:
5S, et overblik over de 5 S’er, resultater med 5S, link til mere om 5S mm. >

Læs også:
5S i administration – kosmetik eller effekt?

Lean administration handler OGSÅ om orden på skrivebordet!

Lad os lige få afsluttet den med orden på skrivebordet. For det er ofte den første og sværeste barriere for funktionærer, når de skal i gang med Lean. Ofte er det faktisk der hvor Lean dør i de administrative processer. Folk nægter simpelthen at holde orden i deres papirer og igangværende opgaver! Sådan skal mit skrivebord jo se ud!

Og hvad er formålet med orden på skrivebordet? Formålet må være, at “viden er tilgængelig”. Der må ikke ligge noget på skrivebordet, på C-drevet, i mailboksen eller i medarbejderens hoved, som en kollega venter på – eller har brug for.

Men hvis vi så “angriber” orden på skrivebordet. Er målet så, at skrivebordet er ryddet – eller at viden er tilgængelig? For hvis målet bliver orden – er vi så ikke blot på jagt efter et “glansbillede”? Og hvis de naturlige rodehoveder ikke forstår formålet, flytter de så ikke blot deres bunker ind i et lukket skab? Og reducerer det spildtid?

Der kan være et rationale ved et ordnet skrivebord fordi:

• Der kan være information i de igangværende opgaver, som andre i organisationen måtte have glæde af. Tag eks. kundereklamationer. De er trælse, så de ligger typisk et par ekstra dage. I mellemtiden besøger en sælger en kunde som har sendt en reklamation. Bare for at følge op på tilfredsheden med en leveret vare…tror du at det bliver et godt og professionelt salgsmøde?
  Alle opgaver med information, som andre kunne have glæde af, skal arkiveres i henhold til aftalte standarder!
• Mange har en række igangværende opgaver liggende på skriveborde. Men hvad sker der den dag, hvor en leverandør til opgaven ringer og medarbejderen er på ferie eller syg? Hvordan skal en kollega hjælpe? Vil man acceptere en udsættelse af opgaven i en uge? Hvad tænker leverandøren? Dokumenter til en igangværende opgave skal gemmes/arkiveres i henhold til aftalte standarder. Eks. scannes og gemmes i en filstruktur.
• Det kan være en medarbejder som er ude af huset (rejse, syg, ferie osv.). Skrivebordet roder. Mens medarbejderen er væk kunne skrivebordet faktisk have været brugt af en kollega som skal arbejde sammen med én på kontoret, eller en leverandør som lige er forbi og vil arbejde lidt på opgaven osv.
• Mfl.

Så selvfølgelig handler Lean i administrationen også om 5S på skrivebordene! Men det handler også om meget andet…

Lean administration handler om at skabe flow i alle processer!

Som i produktionen handler Lean i administrative processer om, at skabe flow i igangværende opgaver. Ved at skabe flow minimeres antallet af stop, antallet af fejl, mængden af spild og opgaver løses meget hurtigere!
Så Lean administration handler bl.a. om:

• At minimere antallet af “tilbageløb/returløb” i flowet pga. manglende eller fejlbehæftede informationer fra foregående proces. Faktisk er tilbageløb en meget dyr form for spild. En medarbejder afslutter en sag og sender den videre. Modtageren finder sagen frem et par dage senere. Finder frem til at der eks. mangler oplysninger. Afsenderen kontaktes og forstyrres dermed under en anden opgave. Afsenderen skal nu prøve at huske tilbage på den gamle opgave. Skal måske endda kontakte den foregående proces. Uha en masse spild…
• At minimere antallet af ansvarsskifte. Ansvarsskifte betyder at nye personer skal bruge tid på at sætte sig ind i en sag og typisk forlænger det også gennemløbstiden markant. Uha en masse spild…
• At få styr på filsystemet. Mange virksomheder har ikke en fastlagt struktur på filsystemet. Medarbejdere opretter foldere efter behov (eller værre – bruger deres eget C-drev!). Andre medarbejdere kan ikke finde frem til de informationer de skal bruge. Eller finder frem til en folder med mange filer hvor de gamle filer ikke er arkiveret. Der bruges meget tid på søgning, ringe til en kollega eller endda til at opfinde den dybe tallerken igen. Uha en masse spild…
• At minimere lagring af sager. Enten på skriveborde, i mailbokse, i postgange osv.
• At minimere dobbelthåndtering. Ved at sætte folk fra hele værdikæden sammen vil man ofte erfare at de samme processer/kontroller gentages. Uha en masse spild…
• At have struktur på data for hele virksomheden. Tag eks. en udviklingsafdeling som er ved at udvikle et nyt produkt (husk at op til 90% af produktionsomkostningerne fastlægges af udviklingsafdelingen!). De skal bruge en bolt og søger lidt i virksomhedens system. De kan ikke finde frem til alle bolte bl.a. fordi de er oprettet under forskellige produktnavne. Så i stedet for at genbruge en allerede oprettet komponent opretter de en ny. Ny leverandør, ny pris, ny prisaftale, ny vare til disponenten, ny lagerlokation, nyt lager… Uha en masse spild…
• At reducere antallet af unødvendige afbrydelser.
• Osv osv osv…

Hvorfor er Lean i administrative processer så svært?

Hvorfor man så ikke angriber disse områder kan skyldes mange ting. Først og fremmest er det svært at se hvor meget spild der reelt er i disse processer. Meget gemmer sig bag en skærm… Det er meget lettere at gå ud og finde uhensigtsmæssigheder i en produktion. Det kan også skyldes at de funktionærer som skal implementere Lean jo skal forandre deres kolleger. Nej, der er det lettere at gå ud i produktionen (hvis man har en produktion). Uheldigt når erfaring viser, at der typisk er mere spild i administrative processer end i en produktion!

Resultater med Lean i administrative processer

Resultater med Lean administration:

• Alle har adgang til opdaterede informationer. Ting ligger ikke i personlige foldere, mailboxe eller på skriveborde.
• Genbrug af viden.
• Sparer MEGET tid. Mindre søgning, færre opfindelser af dybe tallerkener og færre rettelser.
• Mere gennemskueligt og synligt flow.
• Hurtigere gennemløbstid. Forbedret leveringsevne og dermed højere kundetilfredshed.
• Mm.

Læs mere om de mulige resultater med Lean.

“Administrative processer indeholder typisk et udpræget mangel på flow!!!”

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom
Flexkom – Lean rådgivning, OEE-systemer mm.