Giver det mening at implementere Lean?

Jeg blev den anden dag spurgt, om det overhovedet giver mening at påbegynde en implementering af Lean. I bøger, blade, aviser og på internettet kan man læse om en masse Lean-værktøjer og om de store udfordringer der følger ved implementering af Lean. Så umiddelbart kan “Implementering af Lean” godt synes som en stort bjerg at bestige. Mange virksomheder stiller givet vis spørgsmålet “Giver det mening at påbegynde en implementering af Lean?”

Resultater med Lean

Ingen påbegynder en implementering af Lean uden at forvente mærkbare resultater heraf. Lean kan skabe en række markante resultater – både i produktions- og servicevirksomheder. Resultaterne er bl.a.:

• En kraftig reduktion af spild i værdikæden. Spild som i dag er naturligt integreret i virksomheden, men som reelt ikke skaber værdi for kunderne. Værktøjerne i Lean belyser spildet og strømliner herefter værdikæden. Det stærkeste værktøj til reduktion af spild er flow.
• Netop fokus på “hvad der skaber værdi for kunderne” og hvad der “ikke skaber værdi for kunderne” bliver en integreret del af kulturen. Lean giver organisationen værktøjer til at gennemføre løbende forbedringer, så værdikæden løbende optimeres og omkostninger reduceres.
• En vigtig økonomisk post for mange produktionsvirksomheder er lagre. Ved at skabe flow og producere baseret på kundeordrer reduceres lagre ofte meget kraftigt. For servicevirksomheder reduceres lagre i form af mails, papirbunker mm. hvilket giver et hurtigere flow, færre skift mellem sager og en større medarbejdertilfredshed.
• På mange måder forbedrer Lean virksomhedens service til kunderne. Parametre som leveringstid, fleksibilitet, gennemskuelighed i ordresituationen (hurtigere og mere præcis feedback) osv. er vigtige konkurrenceparametre.
• Med en bedre og mere synlig indretning af arbejdspladsen med 5S, med færre transporter og håndteringer med flow osv. vil arbejdsmiljøet blive forbedret. Det giver færre løft, højere sikkerhed osv.
• Samlet set kan Lean fører til en markant reduceret omkostningsbase. En stigende produktivitet, reducerede lagre, hurtigere afvikling af ordrer, bedre udnyttelse af maskiner/ressourcer osv. betyder en kraftig reduktion af omkostninger og/eller en potentiel højere kapacitet med samme ressourcer.
• Osv.

Læs mere om de mulige resultater i Lean Produktion >

Spis elefanten i små portioner

Når en virksomhed påbegynder en implementering af Lean kan det som sagt virke uoverskueligt. Det er vigtigt at tage Lean i små bidder. Det første skridt er, at træne organisationen (min. lederne) i Lean-principperne og begynde en diskussion af principperne i forhold til egen virksomhed.
Læs mere om de 5 grundlæggende principper i Lean Thinking >
Det er vigtigt at Lean giver mening og derfor skal ledelsen ikke blot tolke principperne, men min anbefaling er også, at de medarbejdere der får ansvaret for at implementere Lean, også tolker alle de værktøjer de tager i brug. Der findes en række Lean-værktøjer, som kan være et godt udgangspunkt for at komme i gang. Men ofte vil små tilpasninger og tilretninger af værktøjerne til virksomhedens kultur betyde, at Lean bliver meget mere spiselig for organisationen. Spørgsmål som – hvad er vores holdning til system og orden med 5S – til måling af maskiners udnyttelsesgrad med OEE – til planlægning af produktionen på tavler osv.
Når tolkningen er foretaget skal Lean planlægges. Start med 5S! 5S er en vigtig prøveklud for, om virksomheden og organisationen kan håndtere Lean. Mange af værktøjerne i Lean kræver en god og vedholdende disciplin. Hvis en organisation ikke kan implementere og fastholde et højt 5S-niveau – så kan den nok heller ikke håndtere OEE-målinger, Kanban-systemer mm.
Læs mere om 5S i produktion >
Læs mere om 5S i administration >
Derefter de næste værktøjer. Det er vigtigt at man ikke gaber over flere værktøjer end organisationen kan bære – både ressource- og forandringsmæssigt.
Se alle indlæg om implementering af Lean >

Stor ledelsesmæssig udfordring at implementere Lean

Det er en meget stor ledelsesmæssig udfordring at implementere Lean. Allerede når ordet “Lean” nævnes første gang vil mange medarbejdere rynke på næsen. De fleste har læst og hørt om negative oplevelser med Lean og derfor står ledelsen overfor en meget stor udfordring ved implementering af Lean.
HINT – brug et andet ord! Kald det “Jensens Produktionssystem” (hvis virksomheden hedder “Jensen”) eller noget andet. Det giver færre forbehold i organisationen ved opstart og faktisk giver det også et større frirum til tolkning af værktøjerne (som vil være de samme). Nu kan ingen sige – sådan gjorde vi ikke på min gamle arbejdsplads. Nej – men der implementerede I Lean – her implementerer vi “Jensens Produktionssystem”…

Ledelsen står overfor en række faldgruber. De er ikke mindst:

• Dedikeret og målrettet ledelse.
• Et klart formål og en klar strategi.
• De rigtige og nødvendige ressourcer.
• God forandringsledelse.
• Værktøjer og metoder der giver mening.
• Den rigtige træning og uddannelse.
• Den rette tidshorisont.
  Læs mere om faldgruberne >

Det er meget vigtigt at passe godt på medarbejderne i en forandringsproces. Den rigtige måde er, at beslutte Lean top-down, men at implementere Lean bottom-up – så meget som det er muligt. Det skal forstå sådan, at de forandringsagenter der implementerer Lean skal præsentere værktøjerne – og så lade medarbejdere tolke, designe og beslutte hvordan værktøjerne skal anvendes. Alle medarbejdere i danske virksomheder har utallige ideer, forslag mm. – som bare venter på at blive taget i anvendelse! Husk at det er medarbejderne, der til dagligt har “fingrene i maskinen”, som ved mest om processerne!
Læs om anvendelsen af problemløsningstavler til at strukturere forbedringsforslag >
Læs om implementering af Lean uden at få stressede medarbejdere >

“Det skal give mening at implementere Lean – ellers lad være!”

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom
Flexkom – Lean kurser, Lean værktøjer, Lean konsulenthjælp >