VSA/VSM som sprint

I den forgangne uge havde vi igen fornøjelsen at facilitere en værdistrømsanalyse som en sprint. Her lidt info om sprinten.

Værdistrømsanalyse

En værdistrømsanalyse er en detaljeret gennemgang af et flow. I det pågældende tilfælde anvendte vi svømmebaneprincippet, da der var tale om en administrativ arbejdsgang.

Læs mere om VSA/VSM som svømmebaner (swim lanes) >

Se indlæg om VSA som sprints – og se andre cases >

Formål i denne case

Formålet var først og fremmest at hæve modenhedsniveauet jf. Flexkoms modenhedstrappe. I dag ligger deres ordreproces på niveau 1 og 2. Altså hvor det er meget personafhængigt, folk udfører opgaver som de selv synes og der er en fnider imellem afdelingerne (på to lokationer i DK).

Det var selvfølgelig også ønsket, at vi kunne reducere noget spild og reducere gennemløbstid. Eksempelvis var det også et ønske, at reducere nogle af de fejl, som nogle gange kom helt ud til kunderne. Og desuden ville man gerne have svartiden på tilbud ned.

Hvorfor gennemføre som en sprint?

Formålet med en sprint generelt er, at man opnår nogle hurtigere resultater. Mange værdistrømsanalyser ender ofte med en ren analyse – og uden ret mange resultater. Ofte skyldes det, at opgaven ender i IT-forbedringer og andre tunge projekter. Og i sidste ende glider det ud i ingenting…du kender det sikkert.

En sprint er en fokuseret indsats karakteriseret ved:

• Vi skal finde LØSNINGER – ikke blot ideer
• Folk skal være klar til at acceptere de “lette forbedringer” og glemme de tunge…
• Vi skal have den rette viden med – ellers går vi i stå (både medarbejdere med viden og ledere med beslutningskraft – her var bl.a. deres CEO med)
• Vi finder også løsninger som en del af sprinten – som kan implementeres straks derefter
• Det er vigtigt med en skarp afgrænsning, så vi ikke skal kortlægge et alt for omfattende flow – en sprint uden løsningsdelen bliver kun til en analyse
• Desuden anbefaler vi også at sætte minimumsmål – eks. 20% reduktion af procestid og 50% reduktion af gennemløbstid (er normalt muligt i administrative processer i en sprint)

Desuden er følgende punkter relevante for casen:

• Desuden besluttede vi, at vi – modsat en “normal værdistrøm” – ikke ville lave “current state”. Vi ville sprinte direkte til future state – som vi placerede to uger fremme. Dvs. at vi ville kortlægge det flow, som alle skal følge om 2 uger. Den metode er både lidt hurtigere og mere positiv. Der er ikke så meget debat om forskelligheder i de nuværende arbejdsgange.
• Rammen for værdistrømmen var 2 hele dage – dag 1 er future state og dag 2 er løsningssprint
• Der var i alt ca. 15 deltagere på begge dage.

Effekt af VSA i denne case

Vi havde to super gode dage

• Fandt et godt ordreflow, som kan dække langt de fleste ordrer
• Reducerede også nogle uklarheder i ansvarsplacering undervejs
• Reducerede noget spild

Desuden lavede vi en god aftale om fastholdelse og opfølgning.

Modsat normale VSA sprints, så havde vi ikke sat ambitiøse minimumsmål. Som tidligere nævnt var formålet mere, at få lavet en proces med ejerskab.

Billede af værdistrømsanalyse

Til venstre er sprintens handlingsplan – vi nåede MANGE opgaver på dag 2!

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom