Eksempel på møderegler

Vi har, her på Dansk Lean Forum, efterhånden skrevet meget om spildtid i møder. Men hvordan ser “gode møderegler” ud i danske organisationer?
Eksempler på hvad vi tidligere har skrevet om møder:

• Banalt spildtid på kontorer/i administration >
• Spildtid i – og regler for – telefoni, email, møder, kalender >

Se alle indlæg om kommunikationsregler

Se alle vores indlæg om kommunikationsregler – møder, mails, forstyrrelser mm.

Bruttoliste for møderegler

Jeg har her samlet en “bruttoliste” over møderegler fra forskellige danske arbejdspladser. Tag det som inputs til jeres egne regler.

INDEN mødet:

• Formål med mødet og en dagsorden samt oplysninger om hvilket materiale, deltagerne skal have læst inden mødet, skal sendes ud forud for mødet.
• Alle møder forberedte op til møder.
• Dagsorden laves således, at deltagerne har mulighed for at forlade mødet før tid såfremt deres deltagelse kun er nødvendig på udvalgte punkter.
• Kun relevante mødedeltagere skal indkaldes – og det er ok at melde fra, hvis mødets emne ikke er relevant.
• Begræns varigheden af møderne – det er ikke nødvendigt at indkalde til en times møde, hvis det kan ordnes på 30 minutter.

UNDER OG EFTER mødet:

• Møder starter til tiden og slutter senest fem minutter før sluttidspunkt. Så kan deltagerne når frem til det næste møde til tiden – og de næste brugere af mødelokalet kan være klar til tiden.
• Mødeleder starter med opsummering af dagsorden og formål. Derefter er der ”frit lejde” hvis man ikke finder egen deltagelse relevant.
• Undgå brug af mobiltelefoner til møder.
• Mødelederen skal sikre effektive møder. Bl.a. følge dagsorden.
• Fokus på indstilling til mødet – beslutning, diskussion, brainstorm, information osv.
• Der laves et beslutningsreferat når mødelederen finder det nødvendigt.

Husk at skabe ejerskab for de nye regler!

Det er essentielt at der er ejerskab til de nye regler. Ellers overholdes de ikke. Min erfaring er, at det bedste er at bede en håndfuld medarbejdere fastlægge reglerne. Gerne én fra hver afdeling. Det giver lokalt ejerskab.
Læs også om Flexkoms unikke generiske ambassadørmodel for succesfuld implementering af Lean
Lean Ambassadørmodellen – generisk implementeringsmodel for Lean og forandringer >

Læs mere om møder og kommunikationsregler

• Læs om to regler, som gav meget bedre møder >
• Læs om den afgørende ledelses-syretest af nye møderegler >
• Se alle indlæg om møderegler og kommunikationsregler >

Møderegler synlige i et mødelokale

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom