Alle har “Lean Administration”

Lean i administrationen vedrører ALLE i organisationen!
Vi taler meget om Lean Accounting, Lean Produktion, Lean Supply Chain, Lean Sales osv.
Når vi siger “Lean Administration”, så taler vi om Lean i det administrative flow, som vi alle er en del af.
Det er mails, møder, videndeling, kommunikation, data, IT-systemer, informationer – men også afbrydelser, søgetid, overservicering, returløb, ventetid, kolde opgaver osv.

Potentialet med Lean i det administrative

Hvad er så potentialet? Den er svær. For der er stor forskel på de enkelte organisationer. Men vi kan lave en 5-minutters analyse. Den går ud på, at sætte ord på de 5 værste former for spild i vores administrative arbejdsdag.
Jeg har lige lavet et eksempel på en 5-minutters analyse.

Den skal læses således: Hvis vi tager søgetid som eksempel. Vi leder efter filer, mails, data, kolleger, telefonnumre osv. mindst 10 gange om dagen. Det tager cirka 3 min. hver gang. Det giver 30 minutters søgetid hver dag. Osv.

Der er tale om en meget konservativ beregning i forhold til de tal jeg ser i organisationer.

Med nedenstående analyse er spildet 145 minutter per dag per medarbejder. Vi kan ikke fjerne alle de 145 minutter, men tallet viser, at der er lidt at løbe efter. Her er endda kun tale 5 spildtyper. Vi har MANGE andre spild i administrationen. Plus alt det spild som vi ikke selv kan se, men som vi opdager i værdistrømsanalyser med vores kolleger.

Detaljer om eksemplet

Detaljeret forklaring til ovenstående eksempel:

• Søger efter en mail, fil, data osv. minimum 10 gange om dagen – og det tager 3 min. i gennemsnit = 30 min.
• Foretager et unødvendigt jobskifte (afbrydelse) minimum 20 gange om dagen (lavt sat) – og det tager også her 3 min. hver gang (man siger ellers, at en afbrydelse tager 15-20 min.) = 60 min.
• Oplever et returløb 3 gange om dagen (mail retur, ekstra møde, proces retur osv.) – og det tager 5 min. i snit = 15 min.
• Deltager i 2 møder per dag, hvor mødet kunne have været mere effektiv eller hvor vedkommende kunne have undværet et par punkter – betyder 10 min. kunne have været sparet per møde = 20 min.
• Bruger for meget tid på en opgave 2 gange per dag (for meget i detaljer, laver mere end nødvendigt (kundebehovet), er unødvendigt involveret i en opgave osv.) – tager i snit 10 min. per gang (meget lavt sat) = 20 min.

Hvor meget finder vi så i værdistrømsanalyser?

Vores erfaring i Flexkom er, at vi ALTID kan opnå følgende resultater i vores administrative processer:

• Procestidsreduktion 20%
• Gennemløbstidsreduktion 50%

Bemærk: Ovenstående tal er KUN opnået med de lavthængende frugter – ikke noget med IT o.l.

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom