Hvad er RPA/Robotics/kontorrobotter?

RPA er softwarerobotter der efterligner en medarbejders administrative opgaveløsning. Det sker på tværs af systemer og dokumenter, uden at ændre på de underliggende systemer og dokumenter (ligger ovenpå det eksisterende IT-landskab). Du skal nærmest forestille dig, at en robot sætter sig i din stol og efterligner en arbejdsgang. Trin for trin – og klik for klik. Der er flere ligheder til makroer i Excel (hvis du kender til makroer).

RPA står for Robotic Process Automation. I daglig tale omtales robotterne typisk som “RPA”, “Robotics” eller “Kontorrobotter”.

Forestil dig, at din næste kollega er denne robot:

Robotter og automatisering

I mange år har vi arbejdet med robotter og automatisering i produktionsmiljøer. For nyligt besøgt jeg en virksomhed med ca. 10 produktionsceller – og 4 medarbejdere. Det var en ret fascinerende og også en lidt skræmmende oplevelse. Men hvad med vores administrative arbejdsgange? Når vi automatisere administrative arbejdsgange, så kalder vi det RPA – eller Robotic Process Automation.
Her et eksempel på forskellen på en manuel proces og RPA (fra en video af Accenture):

Hvad er potentialet for automatisering af administrative arbejdsgange?

Ifølge McKinsey og Innovationsfonden den 27. april 2017:
Automatisering og kunstig intelligens er i stand til at erstatte 40 procent af danskernes arbejdstimer (kontor).

Hvad egner sig til RPA?

Det korte svar er:

Optimerede regelbaserede processer med høj frekvens!

Forklaring til ovenstående:

• Optimerede: En proces der er rodet – giver en rodet robot (tidskrævende at programmere, tidskrævende at vedligehold, mindre gennemskuelig) – og ofte også mere ustabil.
  En del af optimering er også definere en best practice – der må ikke være forskellige metoder blandt medarbejdere.
• Regelbaseret: En robot kan kun i begrænset omfang “tænke selv” – så processen skal være regelbaseret. En robot kan reelt køre en proces, som måske har 10% frafald – og så kan medarbejdere håndtere de 10% med stor fokus – frem for at bøvle med alle 100%.
• Høj frekvens: Der skal være en hvis frekvens og/eller tidsforbrug involveret i processen for at det kan svare sig…

De 5 dimensioner i RPA-egnethed

I Flexkom taler vi om “RPA-egnede processer ud fra 5 dimensioner”:

• Regelbaseret og med et højt modenhedsniveau = en best practice procesaftale skal være defineret (og følges i organisationen). I processen med best practice skal det værste spild være fjernet – ellers risikerer vi at automatisere en spild-proces (og få en unødvendig kompleks robot)
• Opgaver med en høj frekvens og tidsforbrug – ellers kan det ikke betale sig
• Strategisk begrundet – en automatisering skal være begrundet i opnåelse af mål/strategi. Vi skal eks. ikke bruge tid og penge på automatisering af en arbejdsgang, som vi ikke vil bygge vores fremtidige forretning på…
• Indsats – nogle robotter er lettere at lave end andre – så vælg også ud fra kompleksiteten i selve robotten (jo flere systemer, ansvarsskift og brugerflader robotten skal berøre, jo mere kompleks bliver den)
• IT-systemerne skal være modne. Det hjælper ikke at lave en robot, som arbejder med nogle programmer, som fortsat er under udvikling. Så kommer man til at opdatere robotten mange gange…

Eksempler på egnede processer

Eksempler på RPA-processer:

• Lave en vareoprettelse (med data fra et regneark): Fra ca. 35 minutter til 13 sekunder (uden fejl).
• Mange RPA-egnede opgaver ligger i økonomi og bogføring (eksempel når data skal overføres fra system A til system B).
  Registrering af fakturaer, ordrer, informationer…
• Kontrol af “misbrug af CPR-systemet” i en kommune – hvem logger på, uden for arbejdstid og søger efter samme person X gange…
• Gennemgang, kontrol og betaling af fakturaer
• Planlægning og sporing af ordrer/forsendelser
• Håndtering af salgsordre – lagertjek, pristjek, bekræftelse, oprette i system mm.
• Prissammenligning
• Månedsrapportering
• Indkøb af varer
• Lagerberegning – minimumslagre, lot sizes mm.
• Oprettelse af kunde
• GDPR kontrol
• Reklamationsbehandling
• Sagsbehandling
• og mange mange flere!

Læs mere: Hvilke administrative processer er egnet til RPA/automatisering >

Gevinster ved RPA

De mulige gevinster ved automatisering af administrative processer er mange:

• Kundefordele: Svartid (mere stabil og måske også kortere), ensartethed, måske lavere pris o.l.
• Reduktion af omkostninger via reduceret procestid (og uden hænder) – ofte den mest oplagte
• Personuafhængighed – 74% af danske administrative processer er personafhængige
• Kvalitet – robotten laver de fejl, som den programmeres til… eller ikke! Også øget nøjagtighed i datainput og -output
• Højere kapacitet – eks. god ved spidsbelastninger (eks. månedsafslutning, sæsonudsving o.l.)
• Bedre trivsel – fjerne spidsbelastninger, fokus på de “komplicerede (sjove) opgaver” (dem der “bare kører igennem” tager robotten)
• Mulighed for insourcing af processer – I mange år har vi outsourcet processer til ex. Indien. Måske er fremtiden RPA i Danmark. Det bevarer desuden kontrollen over processen og kompetencen.
• Kører 24/7 – ingen pauser, skal ikke tisse, er ikke syg osv. (kan dog ikke køre 24/7 hvis I eks. har natkørsler i systemet… :-))

Læs mere: Er kontorrobotter en god business case?

RPA og AI (kunstig intelligens)

Selvom RPA software bliver mere og mere sofistikerede, så er RPA ikke kunstig intelligens (AI). Nogle softwares kan håndtere “træning” af robotten til at genkende nye situationer (kaldet Machine Learning), men grundlæggende er en RPA-robot “dum” og gør kun præcist hvad du beder den om.

Eksempler på RPA software

De to mest kendte robotter er BluePrism og UIPath. Prisen for automatisering er forholdsvis høj pga. de mange timer til kodning og test (mange timer til test). Men der findes heldigvis også billigere softwares. De adskiller sig typisk i deres driftsstabilitet – en ikke helt uvæsentlig faktor.

Eksempel hvordan forskellige softwares adskiller sig omkring stabilitet:

• BluePrism skal hente et datasæt i jeres ERP-system eller på en ekstern hjemmeside. BluePrism kan gå ind i softwaren bag programmet eller hjemmesiden og hente data. Så hvis eks. den eksterne samarbejdspartner med hjemmesiden ændrer layoutet, så kører robotten videre.
• En billigere robot arbejder typisk i pixels. Gå XX pixels ind på skærmen og YY pixels ned. Her skal du hente tallet. Men hvis layoutet ændrer sig…så vælter robotten!

Her et eksempel på anvendelse af BluePrism:

Læs mere

• Hvad er RPA/Robotics/Kontorrobotter >
• Hvilke administrative processer er egnet til RPA/automatisering >
• Er kontorrobotter en god business case?
• Alle indlæg om Kontorrobotter/RPA på Dansk Lean Forum >
• Flexkom kan hjælpe jer i gang med kontorrobotter >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom