Corona’en har udfordret klassiske Lean-dyder

Mange værktøjer i Lean lægger op til, at vi mødes fysisk. Eksempler:

• Planlægningsmøder – Daily Huddle møder
• Målstyringsmøder – cockpit/warroom
• Kaizen forbedringstavlemøder
• Problemløsningsmøder
• Værdistrømsanalyser
• Kaizen events
• osv.

Vi oplever, at man enten har sat disciplinerne på standby (med en nødplan) eller forsøgt sig med noget online.

Hvad gør andre i denne Corona tid?

Her nogle eksempler på, hvad vi har set andre organisationer gøre.

Planlægningsmøder – uden fremmøde

Eksempler hvad vi har set andre gøre:

• Typisk har vi set, at nogle møder frem og andre sidder hjemme. I de situationer er møder blevet afholdt på må og få.
• De bedste har fået opsat skærme, så man kan se hinanden ved selve mødestedet. Det kombineret med et webcam, som viser den tavle, som mange typisk mødes ved.
• Vi har ikke set online skærme til de klassiske Lean planlægningsmøder, men webcam på en tavle kan også fungere.
• Hvor man har daglige KPI’er der skal opdateres – se under målstyring…

Målstyringsmøder – uden fremmøde

Eksempler hvad vi har set andre gøre:

• Typisk møder nogle op – og andre sidder hjemme.
• Der er lidt forskel på metoderne her. Nogle printer en masse papirer – og andre holder sig til “Power of Pen”.
• Vi har set en organisation, hvor en ordstyrer ringer alle op inden møderne – og opdatere deres tavler. En bøvlet proces.
• En anden organisation har skåret ned på antallet af tal – og gør det på den måde, at man melder tal ind, når man kommer til punktet under mødet. Her skrives de ned af ordstyreren. Det virker faktisk. Måske er det faktisk bedre end tidligere, hvor alle skrev tal ned inden mødet. For nu har man færre tal – og alle forholder sig til tallet, når man ser det bliver skrevet (med rødt eller grønt).
• Actions fra møderne skrives så enten i et regneark eller på en tavle (hvorpå der er et webcam (som alle kan følge under mødet (som en af deltagerne)).
• Og så har vi også set organisationer, som har købt et online system til fremvisning af mål (et online cockpit). Det virker. Men vi savner godt nok “Power of Pen”.

Kaizen forbedringstavlemøder – uden fremmøde

Eksempler hvad vi har set andre gøre:

• Mange steder er processen gået på standby…
• Nogle kører med webcam og nogle ved tavlen – og de øvrige hjemme.
• Vi anbefaler, at man holder fast i processen – måske i et lidt lavere gear. Men det er vigtigt, at fastholde fokus på “løbende forbedringer”. Corona må helst ikke blive en undskyldning. Vi skal fastholde sulten og nysgerrigheden på forbedringer. Og Corona har helt sikkert udfordret mange processer og metoder i mange organisationer – og det skal vi jo have fastlagt i nye standarder (som Kaizen-tavlen kan sætte struktur på arbejdet med)
• Og så har vi også set organisationer, som har købt et online system til Kaizen – det er faktisk ret godt.

Problemløsningsmøder – uden fremmøde

Eksempler hvad vi har set andre gøre:

• Mange steder kører problemløsning naturligt i forlængelse af Daily Huddle planlægningsmøderne. Dog ofte ikke så effektivt som tidligere.
• Et sted sender man herefter A3-dokumenter rundt per mail til kommentering. En skidt proces.
• Det bedste vi har set, er faktisk et online system til netop problemløsning (ex. Fiskeben) og A3. Det virker ok! Ellers anbefaler vi en samlet proces med en fysisk ordstyrer og webcam.

Værdistrømsanalyser – uden fremmøde

Eksempler hvad vi har set andre gøre:

• Det bliver bare ikke så godt online, men…
• Vi har set, at det godt kan gennemføres online, mens én skriver på flowet i ex Powerpoint eller Visio
• Og som nævnt under Kaizen, så har Corona’en medført nye processer og metoder i mange organisationer – så værdistrømsanalyser er vigtige, for at få fastlagt de nye arbejdsgange

Kaizen events – uden fremmøde

Eksempler hvad vi har set andre gøre:

• Vi har ikke set korte Kaizen-events (udover værdistrømsanalyser) gennemført online

Vender vi helt tilbage til det gamle?

Man snakker en del om, at vi skal “vænne os til pandemier”. Desuden har mange organisationer i forvejen nogle af ovenstående udfordringer pga. flere lokationer, udekørende medarbejdere osv.

Så jeg tror personligt ikke, at vi kommer helt tilbage til det gamle. Specielt også i denne tid med meget fokus på digitalisering.

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith, Flexkom