Udgangspunktet for dette indlæg:
En afbrydelse koster op til 20 min.!

Har du tænkt over hvor meget tid en typisk afbrydelse i et stykke arbejde koster dig? De kloge på dette område siger, at en afbrydelse i et stykke koncentreret arbejde koster op til 20 minutter!

Desuden øger afbrydelser risikoen for fejl og forlænger leveringstiden på din opgave. Derudover skal vi ikke glemme, at jo flere opgaver du har i gang, jo flere opgaver bliver afbrudt – når du bliver forstyrret i dit arbejde.

Jeg vil i det nedenstående give et par bud på, hvordan du fra i morgen kan fjerne nogle afbrydelser og dermed få mere tid i din arbejdsdag.

En typisk arbejdsdag for en funktionær

Hvordan forløber en typisk arbejdsdag for en funktionær (medarbejder eller leder)?

Et bud:

1. Du møder på arbejde.
2. Du tjekker email. Der er så mange emails, at du ikke besvarer nogle af dem. Du læser dem blot for at få et overblik.
3. Mens du læser dine emails kommer en kollega ind på dit kontor. Brandslukning.
4. Tilbage til mailboxen. Du bemærker en hastesag. Du begynder at besvare denne mail.
5. Mens du skriver mailen ringer en kollega for at høre til den mail vedkommende sendte dig i aftes (en anden email).
6. Du læser denne email igen. I snakker kort om mailen. Du lover at besvare den inden frokost.
7. Tilbage til hastesagen. Du skriver på mailen.
8. Pop-up på skærmen. Ups et møde. Går til møde i en times tid (selvom mødet let kunne have været klart på et “gang-møde” på 15 min.).
9. Tilbage til hastesagen. Mens du skriver på opgaven kommer en pop-up på skærmen at du har modtaget en mail. Du kan ikke lade være med at læse den nye mail.
10. Den nye mail minder dig om en anden opgave der hænger. Den ligger på skrivebordet. Du kaster dig kortvarigt over denne opgave.
11. Mens du arbejder på den, kommer du i tanke om en telefonsamtale i går. Du lovede at indkalde til et møde. Du åbner mailboksen og indkalder til det pågældende møde.
12. Tilbage til hastesagen. Du skriver på mailen.
13. En ny mail dukker op. Igen må du lige se hvad det drejer sig om. En påmindelse til alle om at godkende betalinger. Men det har du allerede gjort, så du sletter mailen.
14. En kollega ringer. De sidder i et mødelokale og venter. Du haster afsted.
15. Efter mødet er det tid til frokost. Her falder du i snak om et spændende projekt du er med i.
16. Tilbage på kontoret kigger du i tidsplanen for det spændende projekt. Du opdager et par hængepartier du er ansvarlig for. Du tager en post-it og noterer de to opgaver så du husker dem.
17. Du læner dig lidt tilbage. Hmmmmm hvor kom vi lige til….??? Hvad har jeg egentlig lavet i dag?

Multitasking medfører spild!

Det er efterhånden populært at efterspørge medarbejder der kan “have mange bolde i luften”. Men pas nu på med alt for mange bolde. For unødvendig multitasking medfører spildtid!

Grundlæggende er vores dag opdelt i alt for små kasser. Hvis vi siger at din dag er delt op i 50 små kasser. Hver kasse repræsentere én af de mange punkter ovenfor (billede af en typisk arbejdsdag).

Du skal prøve at arbejde i lidt større kasser. Undgå nogle af afbrydelserne. Du må gerne arbejde i små kasser, men lad dig ikke afbryde ”mens du er i kasserne”.

Tips til unødvendig multitasking!

Et par tips til at undgå unødvendig multitasking:

• Flyt ”bunkerne” væk fra dit skrivebord bord. De får dig til at skifte unødvendigt imellem opgaver.
• Luk email ned mens du arbejder (eller sluk for pop-up vinduet). Tjek kun email imellem arbejdsopgaver. Du står heller ikke ude ved postkassen hjemme i indkørslen hele dagen (men vi står faktisk og kigger “ned i vores elektroniske postkasse” hele dagen).
• Løs en opgave mens den er “varm”. Besvar mails omgående – læs ikke en mail to gange, hvis du med det samme kender svaret. Skriv omgående referat efter et møde. Osv.
• En teknik til at holde fokus er, at arbejde i 20-25 min. intervaller – kaldet Pomodoro
• Lav en blank startside i din internet browser – så du ikke bliver afledt…
• Lav interne ”regler” i afdelingen/virksomheden for hvornår man ringer (forstyrrer) og hvornår man mailer (så opgaven kan håndteres som en ”kasse”).
• Nævn også i de interne regler, at HVIS du ringer, så husk at du skaber små post-its for modtageren. Overvej i stedet at send en mail og bed vedkommende ringe ”imellem sine post-its”. Så bliver du forstyrret. Noget for noget.

Potentialet!

Hvis vi blot antager at en afbrydelse koster 5 min. og du formår at fjerne 10 afbrydelser om dagen. Så har du lige fået 50 min. ind på kontoen – hver dag! Husk nu at bruge dem til noget værdiskabende :-)

God fornøjelse!

Læs mere

Se alle indlæg om personlig effektivitet >

Dansk Lean Forum

Af Mikkel Smith
Flexkom – Lean konsulent, OEE-systemer mm.